La entrevista es una técnica de obtención y contraste de datos (y opiniones) utilizada por muchos profesionales. También se emplea por los auditores para obtener información cuantitativa o cualitativa y es muy adecuada para temas complejos. Al igual que el burgués hablaba en prosa sin saberlo, con frecuencia no somos conscientes del uso de una herramienta con interesantes perfiles propios.

El Tribunal Europeo de Cuentas mantiene en su página web una buena base metodológica (en inglés) que incluye una guía con consejos sobre la realización de entrevistas de auditoría. Identifica algunas situaciones donde son útiles así como sus fortalezas y debilidades. Muestra cómo realizarlas, paso a paso, desde la planificación, la formulación de las preguntas o la redacción de la guía, hasta la documentación y el análisis de los resultados. Comentamos hoy algunas de las cuestiones que nos suscita.

La evidencia obtenida en las entrevistas a menudo necesita ser corroborada o respaldada por otros métodos de obtención de datos.

Como casi todo en la vida, para que cualquier entrevista tenga éxito el secreto es un buen trabajo previo. Desde los preparativos iniciales -incluyendo el borrador de preguntas- hasta la aburrida labor de documentar y analizar la información obtenida en su ejecución en las diferentes etapas.

En Auditoría, la entrevista aporta una herramienta útil que ya presentamos en esta bitácora en su día (¡Dios! Han pasado ya siete años) por su tratamiento en el espléndido  manual del Tribunal de Cuentas Europeo. En relación con esto, recuérdese que los informes de esta importante Institución establecen los objetivos de cualquier auditoría en forma de preguntas que el trabajo de campo debe responder.

Una entrevista puede ser cara a cara o virtual, individual o en grupo. En cualquier caso, los auditores europeos identifican y desarrollan tres principales propósitos: orientación, examen o confirmación. Normalmente, tendrá uno o dos de esos propósitos, pero no los tres al mismo tiempo. Una variante son las denominadas prealegaciones del primer borrador del informe. Una práctica poco habitual, realizada tras concluir el trabajo de campo. Consiste en reunirse con el interlocutor del organismo fiscalizado para avanzarle verbalmente los principales aspectos del futuro informe. En realidad es un primer test de calidad del borrador, un tanteo que permite un feedback inicial de contraste informal de las conclusiones del informe provisional. Algo que aporta mucha seguridad a los redactores.

La entrevista, tanto durante la planificación como en la ejecución permite confirmar hechos o hallazgos.

TIPOS DE ENTREVISTAS

El Tribunal europeo nos recuerda que hay dos tipos principales de entrevistas: estructuradas y no estructuradas. Ambas obtienen información de una naturaleza diferente. Una entrevista no estructurada generalmente resalta una pequeña cantidad de temas y ejemplos de preguntas que el auditor debe seguir cuando sea necesario. Se le permite al entrevistador la máxima flexibilidad para explorar temas que no han sido considerados previamente y para seguir las respuestas que se dan.

La entrevista estructurada establece un conjunto estándar de preguntas preestablecidas, que se pueden realizar en el mismo orden en sucesivas entrevistas. Se utilizan para recoger datos simples y concretos, cubriendo una variedad de problemas, señalando o confirmando ciertos puntos y para la prueba de hipótesis. Los resultados son buenos para fines de comparabilidad y permiten la codificación y al análisis posterior.

En la práctica, la mayoría de las entrevistas contienen una mezcla de ambos tipos. A veces, el auditor permite que el entrevistado dirija el diálogo, siguiendo el flujo de la conversación y use las preguntas o los temas como una lista de verificación para asegurarse de que todos los asuntos estén cubiertos. Esto generalmente se llama una entrevista semiestructurada.

Ya decía House que el paciente siempre miente

Quienes hemos trabajado en este oficio, sabemos lo importante que es, desde un primer momento, obtener la colaboración del personal del área o actividad a auditar. Por eso, suelen comenzarlo con una entrevista (por mucho que la llamemos encuentro inicial) donde además se introduce al equipo de auditoría que realizará el trabajo, se identifica a las personas de contacto cotidiano y se explica al responsable del área a fiscalizar en qué consistirá el trabajo a llevar a cabo, que en las auditorías operativas (Guia 3200, epígrafe 5.1.3) es más fácil porque su finalidad no es otra que ayudar a mejorar la gestión.

Esto nos lleva a cerrar con otro tema colateral. Son muchos los directivos de auditoría que evitan ese trato directo, porque además de consumirles mucho tiempo, introduce factores subjetivos. Prefieren trabajar solo por escrito y hasta eluden el teléfono. Nunca compartí ese planteamiento, que en mi opinión, encubre una cierta comodidad. Por otra parte, los más modernos, como mi buen amigo Enrique López, suelen bromear con que, en la sociedad de los split test o de los test A/B, hablar de entrevistas suena algo “viejuno”.

Lo cierto es que el responsable del ente fiscalizado, tras el contacto personal, te cae mejor o peor. Puede haber sido grosero o encantador, apático o colaborador, pedante o constructivo. Si, ya sé que la auditoría son evidencias pero cualquier redacción puede llegar a tener bastante mala leche sin por ello dejar de cumplir las normas técnicas de la profesión.

Para terminar os dejo una magnífica clase de la Universidad Politécnica de Valencia, sobre auditoria de sistemas de información.