La entrevista como herramienta de auditoria

5 comentarios

Interrogación militarLa Revista Auditoría Interna publica, en su número 101, un interesante artículo de David Eduardo Acosta titulado “Uso de tácticas de interrogación militar en una entrevista de auditoría interna”. La publicación periódica del Instituto de Auditores Internos de España presenta así una importante aportación profesional aplicable a los trabajos de campo en auditoría. El autor basa sus conclusiones –además de en su propia experiencia- en el documento desclasificado del ejercito estadounidense Field Manual 2-22.3, titulado “Human Intelligence Collector Operations.”

El nuevo documento sustituye al anterior Manual -de 1992- para centrarse completamente en las operaciones de interrogatorio del ejercito nortemericano y proporcionar orientación doctrinal clara en toda la gama de operaciones de recogida de información de inteligencia

Tenemos que hablar

Los procesos de fiscalización son fundamentalmente escritos. Sin embargo, en auditoría encontramos varios tipos de técnicas cualitativas para la recogida de información oral. Algunas son grupales y bi-direccionales como la habitual reunión inicial, la final o las llamadas prealegaciones.

Por su parte, la Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y la información que se obtiene es muy superior a la lectura de respuestas escritas. A través de ella se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

Las pruebas orales cobran mucha importancia en las auditorías operativas, ya que la información obtenida por estos medios es de actualidad y puede no encontrarse de otra forma. No obstante, habrá que confirmar las declaraciones si se van a utilizar como elemento probatorio.

El Tribunal de Cuentas Europeo en su completo Manual de Auditoría de Gestión (epígrafe 4.2.3) nos recuerda “las pruebas documentales son preferibles a las orales”. Como la correspondencia, las anotaciones y los informes pueden estar incompletos, resultar ambiguos o incluso ser incorrectos será necesario completarlos con las entrevistas para contribuir a una mejor comprensión no sólo de los hechos sino también de las limitaciones y el entorno. Sin embargo, insiste: “las pruebas obtenidas mediante las mismas necesitan ser corroboradas por otras fuentes”.

Poli bueno-poli malo

Volviendo al Manual, encontramos diecinueve técnicas de interrogatorio y muchos ejemplos del enfoque emocional. De todos ellos, me ha resultado curioso encontrar -escrito y explicado en el epígrafe 8-65- el enfoque popularizado por las películas norteamericanas y conocido como Mutt y Jeff (poli bueno/poli malo) para un interrogatorio. El objetivo de esta técnica es que “la fuente” se identifique con uno de los interrogadores y, por lo tanto, pueda establecer una buena relación que logre su cooperación. Es una táctica psicológica que se aprovecha de la incertidumbre natural y la culpa que tiene “la fuente” como resultado de haber sido descubierto e interrogado.

El uso de esta técnica requiere de dos investigadores experimentados que sean actores convincentes, mostrando personalidades y actitudes opuestas hacia la fuente. El manual da algunas pistas:

“Por ejemplo, el interrogador primero es muy formal y muestra una actitud indiferente hacia la fuente. Puede, por ejemplo, ser muy estricto y ordenar seguir todas las cortesías militares durante el interrogatorio. A pesar de que muestra una actitud insensible, tendrá cuidado de no amenazar ni coaccionar a la fuente.

El segundo aparece (al haber recibido una señal, oculta a la fuente) y regaña al primero por su comportamiento indiferente y se disculpa para calmar a la fuente, tal vez ofreciendo una bebida y un cigarrillo y explicando que las acciones del primero en gran parte es el resultado de un intelecto inferior y la falta de sensibilidad. La conclusión es que el segundo y la fuente comparten un alto grado de inteligencia y sensibilidad.

La fuente tiende normalmente a tener un sentimiento de gratitud hacia el colector segundo, que sigue mostrando simpatía en un esfuerzo por aumentar la relación y el control de los interrogatorios que seguirá. Si la cooperación de la fuente comienza a desvanecerse, el segundo puede insinuar que él es una persona ocupada de alto rango, y por lo tanto no puede darse el lujo de perder el tiempo en una fuente poco cooperativa y que el primero podría regresar para continuar con el interrogatorio.”

La aplicación de este manual en el campo de la auditoría es limitada, aunque, como recuerda Acosta en el artículo citado, se pueden encontrar múltiples similitudes con una entrevista de auditoría, en sus diversas fases de planificación, preparación, acercamiento, ejecución y reporte.

Alguna Contraloría latinoamericana ha hecho su propio manual, más apropiado y muy alejado de la técnica militar, del que entresacamos los siguientes consejos para el entrevistador:

  • Mantenga una relación amable y relajada.
  • Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.
  • Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz.
  • Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables.
  • Sondee las respuestas para obtener más información.
  • Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.
  • Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.
  • Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión.
  • Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto.
  • Lleve la conversación de forma fluida.

Forges-sonrisas

Plural: 5 comentarios en “La entrevista como herramienta de auditoria”

  1. Antonio: la IAASB lo llamaría “review by interview”, aunque más castizo es el “tomamos un café y me lo cuentas…” Auditar, en sus orígenes, viene de oir, escuchar. Al interventor, censor, auditor, se iba y se le rendían cuentas de un “mandado”. Ahora sólo hemos metido tecnología en la profesión, aunque la esencia sigue siendo la misma. Que tengas una feliz escucha.

    Me gusta

  2. La importancia de éste blog , lo constituye la presentación de información que de otra forma quizá, no tuviéramos acceso, sobre todo, por la actualidad. En lo particular para mi es una fuente, sin embargo, muchos comentarios no los he podido relacionar porque permanecen en el anonimato, bajo el nombre de Roberto, Fernando, Pilar, u otras más. Probablemente para Antonio, y para la mayoría de los lectores de esta bitácora, les resulten conocidos, pero cuando se pretende un análisis riguroso, ¿Cómo referenciar afirmaciones desde la oscuridad?

    Porque finalmente son anónimos esconder el nombre completo. Y la verdad va emparentada con asumir el nombre y apellido. Pero no puede ser de otra manera, cuando una auditoría autoritaria justifica interrogatorios militares o policíacos. Síndrome que la auditoría pública no es democrática. El problema no se encuentra en privilegiar las pruebas escritas sobre las orales o viceveersa sino que la cuestión se encuentra en la prueba misma, como criterio de verdad. En el fondo, el problema es el método, por ello tantas imprecisiones y falta de claridad.

    Y solamente me resta comentar, que la auditoría no tiene nada de relación con su origen etimológico, porque el problema de la auditoría, es que los auditores no escuchan. es una práctica autoritaria, omnisapiente. Porque sí los auditores realmente escucharan reducirían en mucho las observaciones formuladas, pero no, levantan observaciones precisamente porque no escuchan. Quizá habría que remontarnos a reflexionar sobre la noción de auditorio. En los griegos, el auditorio era el espacio público, donde se discutían los temas y asuntos de todos, de ahí, los presentes eran auditores, es decir, oidores, de los temas públicos y en correspondencia podían intervenir. Pero la auditoría desde su origen ha negado la participación e intervención de los oidores, es decir, del ciudadano común.

    Me gusta

Gracias por comentar con el fin de mejorar

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s