Las alegaciones en auditoría (I)

7 comentarios

Los informes de auditoría están sometidos al principio contradictorio, en virtud del cual su contenido debe ser puesto de manifiesto a los responsables de la Entidad fiscalizada para que expresen cuanto crean oportuno. Supone un trámite obligado que transforma un informe provisional en definitivo.

En el proceso de alegaciones, el representante del ente auditado (y también quien lo fuera durante el ejercicio fiscalizado) tiene un plazo, susceptible de ampliación motivada, para formular válidamente sus observaciones al informe provisional. 

Es importante tener en cuenta que ningún informe de fiscalización estará completo sin el documento de alegaciones y serán publicados conjuntamente. Se presenta tanto como anexo interno dentro del mismo informe (lo habitual) como en un documento aparte publicado (en pdf) en la web institucional del Órgano de Control Externo (OCEX), como suele hacer el Consejo de Cuentas de Castilla y León:

De los escasos artículos sobre el tema, debemos destacar el publicado en el número 5 (1996) de la revista Auditoría Pública, por el auditor de la Sindicatura de Cuentas de Castilla-La Mancha, Víctor M. Cano Fernández.

Nada que alegar

Aquí surge una interesante cuestión: la inexistencia de alegaciones al informe provisional ¿implica una elevación automática a definitivo? En mi opinión, se exige un acto expreso de aprobación, aunque su texto no se puede corregir, ante la ausencia de alegaciones. En algún caso, se notifica formalmente que no se presentarán alegaciones, para evitar terminar el plazo y que el OCEX lo pueda aprobar definitivamente lo antes posible. Este caso no es infrecuente. Mirad esta curiosa noticia, pinchando sobre el recorte:

Interesados

Por otra parte, quiénes se ven mencionados nominalmente en el informe … ¿deben tener posibilidad de alegar? Parece que sí, con algunos matices según la intensidad de la cita. Quien mejor resuelve esta cuestión es el Tribunal de Cuentas Europeo (TCEu) que en el Epígrafe 5.4.3 (página 93) de su virguero Manual de Auditoría de Gestión recuerda la sentencia en el asunto Ismeri precisaba que si cita a terceros directamente implicados en disfunciones graves de las instituciones comunitarias pueden generar responsabilidad extracontractual si los hechos en que se basan no se recogen de manera exacta o se interpretan incorrectamente. Por consiguiente, recomienda que se asuma un mayor nivel de vigilancia en la verificación de los hechos y en su interpretación, siempre que se mencione directamente a terceros en los informes del Tribunal o cuando puedan ser fácilmente identificados por el lector.

Para el TCEu, los mencionados terceros también tienen el derecho de réplica y a formular alegaciones antes de la aprobación del informe.

¿Prealegaciones?

En mi opinión, es una buena práctica que, una vez terminado el trabajo de campo y con el primer borrador del informe, se manifiesten sus aspectos esenciales al interlocutor del organismo fiscalizado, para evitar errores. Son las llamadas prealegaciones que pueden coincidir con una posible reunión final, donde se discute un avance del informe para confirmar la exactitud de los datos manejados, responder a las preguntas de los gestores, discutir propuestas de cambios y examinar el futuro calendario.

Quienes han sido objeto de fiscalizaciones quizás nunca hayan tenido esta oportunidad. No es fácil para los auditores públicos dar ese paso, máxime si no es obligatorio. Sólo cuando la colaboración ha sido muy estrecha (y el auditor se ha sentido muy cómodo en el trabajo de campo)se tiene la generosidad de dar este paso, que repito: debería generalizarse.

El propio TCEu considera esencial estas manifestaciones y habla de un procedimiento contradictorio e incluso precontradictorio que impregna todas sus actuaciones. Así en el citado Manual (Página 53) leemos:

El diálogo permanente y la compresión mutua entre los auditores y el personal de la entidad controlada, enfatizado en el “enfoque sin sorpresas” del Tribunal, son esenciales, a efectos de garantizar una buena acogida de las conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.

Plural: 7 comentarios en “Las alegaciones en auditoría (I)”

  1. Ya veo por la primera foto, Antonio, que no tiene mucha fe en las alegaciones. Yo opino lo mismo, aunque supongo que por distintas causas.

    Creo que los OCEX aceptan muy pocas alegaciones, en la falsa creencia de que es una muestra de debilidad. Con frecuencia los informes realizan interpretaciones extremas de los hechos. Después no se quieren corregir, produciendo un daño evitable si no se viera al gestor como un enemigo.

    Me apunto a esas prealegaciones, que nadie tuvo la consideración de plantearme, nunca.

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    1. Si se hiciera siempre esa reunión final, aun tendríamos menos alegaciones, porque ahí se habla mirándose a los ojos. Los papeles enviados por correo son más fríos.

      Lo que pasa es que muchos colegas consideran que esa reunión “hay que ganársela” y si hubo tensiones durante el trabajo de campo, el auditor está deseando escapar. En el sector privado todos los auditores las celebran y los gerentes se fajan como leones. Son duras y con frecuencia es una mesa de “tres pa tres” con posiciones numantinas por ambas partes, con letrados y contables aliados frente al enemigo exterior.

      La realidad es que el debate durante esas prealegaciones no puede ser otra cosa que una ayuda para el auditor público, pues hace que se eliminen muchos errores e interpretaciones incorrectas y, al no formar parte del informe provisional, no precisen ser incluidos en el documento de alegaciones, que (recuerdo) también se publican.

      Gracias por el comentario.

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  2. Tanto el trámite de alegaciones, como el previo de discusión con los gestores es muy importante, y así queda recogido en la sección 704 del Manual de fiscalización de la Sindicatura de Cuentas de la CV (accesible en nuestra web). Ambos son obligatoriso en nuestros procedimientos de fiscalización.
    Sin embargo, aunque son procedimientos importantes e ineludibles, y por cuestiones de transparencia informativa la alegaciones se publican junto con nuestros informes, personalmente discrepo de que los informes sean incompletos si no les acompañan las alegaciones.

    Respecto del comentario de que no se hacen caso a muchas alegaciones, mi opinión es esta: si se ha hecho bien el trabajo de auditoría, y se han efectuado las discusiones previas con el ente fiscalizado, no debería surgir nada nuevo en las alegaciones que no hubiera sido considerado en el borrador de informe. Normalmente eso es lo que sucede y por eso en las alegaciones formales se aceptan pocas. Si se aceptan muchas es que no se ha sido muy concienzudo en el trabajo de fiscalización.

    Nuestro Manual:

    “1. Tramitación de los informes
    En el Reglamento de Régimen Interior de la Sindicatura de Comptes (RRI) se establece que concluida una fiscalización, con el alcance y contenido previamente establecidos, se actuará del siguiente modo:
    a) El auditor jefe del equipo redactará un proyecto de informe que presentará al Síndico responsable de la fiscalización.
    b) El Síndico responsable, en base al proyecto redactado por el Auditor, elaborará un borrador de informe.
    Este borrador, del que tendrá conocimiento el Consejo de la Sindicatura, será remitido por el Síndico al cuentadante para que éste formule las alegaciones que estime pertinentes en el plazo que se señale al efecto, y que no podrá exceder de un mes.
    c) Recibidas las alegaciones o transcurrido el plazo sin que se formulen, el Síndico elaborará el informe, el cual, junto con el proyecto, borrador y alegaciones, elevará al Síndico Mayor.
    e) Corresponde al Consejo la aprobación de los informes, memorias y demás documentos en que se materialice el resultado de la función fiscalizadora.
    2. Discusiones previas con el fiscalizado
    Elemento sustancial para asegurar la calidad de un informe y que éste sea completo y objetivo es conseguir que los directivos de la entidad auditada o los responsables de una actividad o programa fiscalizado realicen una revisión del borrador del informe y formulen las alegaciones y comentarios que consideren oportunos.
    Con carácter previo al trámite formal de alegaciones se actuará de la siguiente forma:
    a) Previo comentario con el auditor, los técnicos de auditoría podrán, debido a la especial naturaleza, trascendencia o complejidad de determinados hechos o incidencias, ponerlos de forma inmediata en conocimiento de los responsables de la entidad auditada y documentar sus comentarios.
    b) Una vez terminado el trabajo de campo y antes del traslado del proyecto de informe al Síndico responsable, el auditor comentará todos los aspectos significativos e incidencias con los responsables de la entidad auditada. Este procedimiento también deberá documentarse en los papeles de trabajo señalando el momento, lugar, asistentes y principales aspectos tratados en la reunión.
    3. Trámite de alegaciones
    Una vez formulado el proyecto de informe por el auditor y trasladado el borrador de informe por el síndico responsable al Consejo, se enviará dicho borrador a los responsables de la entidad fiscalizada para que efectúen las alegaciones que estimen pertinentes en el plazo que se determine.
    Los informes de fiscalización recogerán las alegaciones que hayan hecho los responsables de la entidad, programa o actividad auditada respecto a los resultados, conclusiones, y recomendaciones del informe y las acciones correctoras planteadas.
    Al incluir las alegaciones de los gestores se logra que los informes no sólo indiquen los hechos e incidencias observadas y la opinión de los auditores acerca de tales circunstancias, sino también lo que piensan sobre ello los responsables de la gestión y qué es lo que proponen hacer al respecto.
    Las alegaciones, que deben formularse por escrito, se adjuntarán al informe de fiscalización como un anexo.
    Las alegaciones serán evaluadas objetivamente por el Auditor que emitirá un informe sobre las mismas que se adjuntará al informe de fiscalización como un anexo al mismo, indicando en qué medida han sido asumidas.
    Cuando las alegaciones sean contrarias a los juicios y conclusiones que aparecen en el borrador del informe, el Auditor deberá considerar las siguientes alternativas:
    a) Si considera justificadas las alegaciones del gestor, introducirá las oportunas modificaciones antes de elevar el informe a definitivo, no sin que previamente haya obtenido la suficiente evidencia que soporte el cambio de posición.
    b) Por el contrario, si el Auditor no está conforme con los comentarios recibidos del órgano gestor lo manifestará así en el informe a las alegaciones, añadiendo sucintamente sus propias observaciones de por qué no acepta las alegaciones del ente auditado.
    Si transcurridos los plazos concedidos al órgano gestor para realizar las alegaciones correspondientes, no hubiese contestado, el Consejo de la Sindicatura elevará el borrador de informe de fiscalización a informe definitivo.”

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  3. En mi opinión, las alegaciones del auditado sí deben acompañar al informe definitivo de fiscalización.

    En cualquier caso, especialmente en las entidades de derecho público con autonomía plena, como serían las locales y/o las universidades públicas, debe asistir a éstas el “derecho” a que sus alegaciones sean conocidas por el parlamento correspondiente, e, incluso, a petición de su correspondiente alcalde y/o rector, comparecer para explicarse en dicha sede.

    El derecho al que me refiero quedaría relativizado -incluso carecería de sentido- en aquellos organismos autónomos (y/o empresas públicas) con autonomía meramente instrumental, en los que la responsabilidad última sobre su gestión recae en una administración superior.

    Saludos cordiales.

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  4. Observo que la Cámara de Cuentas de Madrid no publica las alegaciones en la web, ni aparte ni siquiera formando parte del informe. ¿No tiene obligación? O se dejan sólo para el Boletín Oficial, que por cierto, nadie las leerá.
    Un saludo

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