Edificios administrativos y nuevas formas de trabajar

El Tribunal de Cuentas Europeo acaba de publicar un interesante informe titulado “Espacio de oficinas de las instituciones de la UE” con el subtítulo “Algunas buenas prácticas de gestión, pero también insuficiencias”.

Concluyen los auditores que, en general, las instituciones de la UE gestionan de manera eficiente sus gastos en espacio de oficinas aunque la mayoría de los grandes proyectos sufren retrasos que generan costes adicionales. Además, a menudo su financiación es innecesariamente compleja y los presupuestos no siempre son transparentes. Los auditores formulan una serie de recomendaciones de mejora.

Las instituciones gastan en edificios alrededor del 11 % de su presupuesto, unos 1000 millones de euros anuales; Dos tercios de este importe se destinan a cubrir gastos de adquisición y alquiler de edificios, mientras que el resto se gasta principalmente en mantenimiento, seguridad y energía.

La Comisión Europea cuenta con el mayor parque inmobiliario, del que más del 80 % se utiliza para oficinas.

Los auditores examinaron las estrategias inmobiliarias de las cinco instituciones de la UE con mayor espacio de oficinas: el Parlamento, el Consejo, la Comisión, el Tribunal de Justicia y el Banco Central Europeo.

Los mecanismos de financiación de los grandes proyectos de construcción analizados por el Tribunal a menudo eran complejos y afectaban en algunos casos a la transparencia del presupuesto. La mayoría de estos proyectos sufrió retrasos y, algunos de ellos, costes adicionales sustanciales. Por ejemplo, el presupuesto original estimado para el proyecto KAD II del Parlamento Europeo en Luxemburgo era de 317,5 millones de euros en 2005. El proyecto sufrió importantes retrasos, su escala se redujo y el presupuesto se revisó en 2009 hasta 363 millones de euros. El proyecto JMO II de la Comisión Europea, también en Luxemburgo, sufrió retrasos prolongados. Los auditores estiman que la Comisión contraerá gastos de alquiler por un importe de 248 millones de euros debido a la necesidad de alquilar espacio adicional.

Las estrategias inmobiliarias no siempre se formalizan y la planificación de sus necesidades de edificios podría mejorar.

En palabras de Jan Gregor, Miembro del Tribunal de Cuentas Europeo responsable del informe, «las instituciones de la UE deberían establecer, antes del final de 2019, procedimientos de gestión adecuados para los grandes proyectos de construcción y renovación».

Las instituciones de la UE cooperan y aplican principios parecidos en la toma de decisiones. No obstante, definen sus principales principios y objetivos para la gestión inmobiliaria en varios documentos. Algunos están desfasados y otros se aplican sin aprobación formal. En el momento de la auditoría, las instituciones no habían evaluado el enfoque de «Nuevas formas de trabajar», que introduce espacios de trabajo colaborativos y una cultura de trabajo más flexible.

Las decisiones sobre el espacio de oficinas están bien fundadas, pero los mecanismos de financiación de proyectos de construcción con frecuencia son complejos y afectan la transparencia presupuestaria

Según los auditores, el seguimiento y la información sobre los parques inmobiliarios de la mayor parte de las instituciones no es adecuado. Para su gestión interna, la mayoría de ellas no supervisa periódicamente los indicadores del coste de sus edificios y de la eficiencia de su utilización. Aunque las instituciones de Bruselas y Luxemburgo han acordado la armonización de la medición de las superficies, los datos no están plenamente estandarizados y la comparación resulta difícil. La información transmitida a las autoridades presupuestarias no permite realizar comparaciones ni analizar la eficiencia.

Los auditores recomiendan que las instituciones de la UE:

  • actualicen y formalicen sus estrategias inmobiliarias y actualicen periódicamente los documentos de planificación;
  • aumenten la transparencia presupuestaria de la utilización de mecanismos de financiación de proyectos de construcción;
  • establezcan procedimientos de gestión adecuados para grandes proyectos de construcción y renovación;
  • mejoren la coherencia de los datos y el seguimiento de sus parques inmobiliarios, y
  • evalúen el enfoque de «Nuevas formas de Trabajar»; En este sentido, las instituciones deberían: i) evaluar los resultados de la implantación de proyectos NWoW y ii) integrar sus resultados en reflexiones estratégicas sobre el desarrollo de sus estrategias inmobiliarias y políticas de recursos humanos. El  plazo de aplicación: i) final de 2019 e ii) final de 2020.

Nuevas formas de trabajar

En relación con este último apartado, el epígrafe 23 y siguientes del informe presenta el denominado enfoque NWoW («Nuevas formas de Trabajar») que tiene como finalidad transformar el entorno de oficina con la introducción de espacios de trabajo colaborativo y una cultura de trabajo más flexible, lo que no supone necesariamente la reducción del espacio de oficina, sino más bien la transformación del entorno y de la cultura del trabajo en cooperación con la dirección y el personal, y con el compromiso de estos.  Requiere el desarrollo de herramientas específicas en tres ámbitos principales: Recursos humanos/cultura de la organización (incluido el enfoque basado en la actividad, la política de teletrabajo y la evaluación del personal), Tecnologías de la información y la comunicación (infraestructura informática fiable y sin soporte de papel) y Espacio de trabajo (espacios silenciosos, espacios colaborativos, diseño de la oficina, etc.). Ya hemos hablado de esto en la reseña de la conferencia de Magdalena Cordero en el VIII CONASP del FIASEP 2018.

Según el Tribunal, las instituciones de la UE han introducido el enfoque NWoW por medio de distintas iniciativas y cambios. Por ejemplo, implantando el teletrabajo ocasional o estructural, como oportunidad para alternar períodos regulares de teletrabajo y de trabajo en la oficina, cuando sea posible. En el Consejo y en los Comités, la introducción del teletrabajo estructural ha dado lugar a un uso más denso del espacio de oficina, mediante la introducción de oficinas compartidas para teletrabajadores estructurales.

La Comisión introdujo espacios segmentados y colaborativos en tres edificios de Bruselas para optimizar el uso de la superficie disponible. Según la Comisión, esto supuso un aumento medio del 46 % en la ocupación de estos edificios. Los resultados de la encuesta de satisfacción del personal que trabaja en entornos colaborativos en estos tres edificios aún no estaban disponibles en el momento de la fiscalización. En Luxemburgo, la Comisión utiliza espacios de trabajo colaborativo para alrededor de doscientas personas en dos edificios.

El Parlamento encargó estudios de viabilidad con miras a crear espacios colaborativos en dos nuevos proyectos inmobiliarios. Aunque el proyecto en su forma original fue abandonado posteriormente, el Parlamento está aplicando algunos de sus elementos en estos dos edificios, sobre la base de un diálogo con los servicios afectados.

En definitiva, el enfoque NWoW entraña costes adicionales de inversión y se aplica por lo general como parte de proyectos de reforma o de nueva construcción. Las instituciones todavía no han evaluado completamente los beneficios económicos y de otro tipo de los espacios de trabajo colaborativo ejecutados, somo el aumento de la productividad.

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