Hace tiempo, ojeando en la librería uno de esos libros de consejos para directivos, encontré un manual con sugerencias para triunfar en una organización. No pude evitar ver el índice y el primer consejo era algo así como “mantenga informada a su secretaria de todo lo que hace”. El asunto me hizo gracia –yo ahora no tengo secretaria- por lo que supone de reconocimiento hacia esa importante pieza del trabajo en equipo: la secretaria. Perdonad que use el femenino pero ellas –son mayoría- eran las distinguidas y no tiene el mismo significado en masculino. Aparte, mi modesta y frívola opinión: ellas son muy buenas. Perdonad también que use el convencional masculino para “el jefe”, pues el abuso de ambos géneros haría interminable esta entrada.

Las secretarias forman parte de ese universo invisible pero imprescindible de nuestras organizaciones, ahora cada vez más planas y menos jerárquicas. Es cierto que el correo electrónico, los teléfonos móviles o los calendarios on líne permiten a los administradores operar con un alto grado de autosuficiencia. Sin embargo, no falta quien afirma (Antonio Garrigues) que sin secretarias todo se pararía.

Hace tres años, la consultora Melba Duncan reconocía, en la prestigiosa revista Harvard Business Review, que un buen “asistente personal” (los anglosajones usan más este genérico término) supone un refuerzo de la productividad que es esencial para el ejecutivo ocupado y destacaba entre todos a las secretarias.

Son esas empleadas que filtran las llamadas, las entrevistas, la firma o las reuniones. Algunas intuyen que la cita o reunión ha durado ya suficiente y entran en el despacho para recordar que ha surgido un imprevisto. Otras tienen fuerte carácter y suponen una barrera difícil de saltar, incluso para los jefes del jefe. Una amiga me recordaba que, cuando fue secretaria de dirección, alguien le dijo: ¡Señorita, es que usted tiene madera de directivo más que de secretaria! Tenía razón, pues hoy es una importante dirigente; Y es que nadie dirige tanto y tan bien como una Secretaria de Dirección. Quien no lo entienda así, labra su fracaso. Es el alter ego del Directivo, su consultor y confidente, el metro de medir con objetividad las relaciones con terceros, con simpatía o distancia, según corresponda pero siempre con agrado. Esconde o exhibe, salva o encadena, dirige la agenda o conduce al fracaso de quien la descuida, como rezaba el consejo del libro de autoayuda.

A la hora de filtrar las visitas, su influencia es decisiva. El fallecido Rector Teodoro López Cuesta era un verdadero maestro en caerles en gracia. Décadas después de su jubilación, todavía algunas funcionarias del Ministerio de Educación me mandaban recuerdos para él. Las Moscovitas o los bombones eran, junto a su buen humor en las antesalas, su tarjeta de visita en aquellos pasillos y abrían muchos despachos ministeriales en una época de crecientes y opacos presupuestos educativos. Ser recibido por el Director General o el Secretario de Estado con inmediatez o antes que otras universidades podía suponer muchos millones en una época de nula transparencia o motivación de las inversiones públicas. Hoy no faltará quien crea inapropiados esa «técnica de comunicación» o esos “usos sociales” del agasajo o acusaría de machista esa conducta que para otros era pura elegancia ovetense.

Parece que nos hemos acostumbrado al trato aséptico o frio y a un cierto igualitarismo. He de reconocer que recuerdo con agrado aquellas asistentes que salían a recibir o a despedir a los visitantes hasta el ascensor con una encantadora sonrisa; eran capaz de entretener hablando con cordialidad o mostrando cuidado interés sin que se notara que, en realidad, el ocupado directivo estaba terminando una llamada inesperada.Son un baluarte absolutamente necesario, para crear un valioso clima de confianza.

Su papel se torna decisivo a la hora de filtrar las llamadas telefónicas. Aunque hoy, la influencia del móvil o la mensajería instantánea permiten a los contactos entrar hasta la cocina administrativa de muchos mandos intermedios, sigue siendo imprescindible hablar por el teléfono oficial con la jefatura. Aquí surge un problema cuando dos cargos públicos se telefonean. Se trata de la lucha entre secretarias -más habitual de lo que parece- para lograr ser la última en pasar la llamada. Se supone que el directivo de menos rango queda unos segundos hablando con la secretaria del directivo de más rango que comprueba que anuncia a su jefe la llamada. Pero en nuestro Estado descentralizado pocas veces se sabe de jerarquía y, con frecuencia, la llamada telefónica se corta.

Hoy, que los empleados persiguen su crecimiento en vertical, estos colectivos se quejan de carecer de un verdadero itinerario profesional y no les falta razón, si es que aun queda algo de aquella carrera laboral que se ofrecía en las grandes organizaciones. En el mundo de la política no es infrecuente que muchos colaboradores acompañen gran parte de su vida a los Altos Cargos, según se van promocionando. Por el contrario, otras permanecen milagrosamente en medio de los terremotos políticos, como Ángeles López de Celis que pasó 32 años en La Moncloa y publicó, hace ya un lustro, un controvertido libro donde reconoce como cualidades imprescindibles en esa tarea, la inteligencia y la anticipación. Una curiosidad: su frase más repetida en tantos años fue, sin dudar, «el presidente está reunido».