La administración regular y eficiente del patrimonio público supone uno de los principales retos de la gestión pública. Respecto al primer aspecto, la Ley 33/2003, del Patrimonio de las Administraciones Públicas establece en su artículo 32.1 (básico para todas las AAPP) la obligación de formar inventario patrimonial:

“Las Administraciones Públicas están obligadas a inventariar los bienes y derechos que integran su patrimonio, haciendo constar, con el suficiente detalle, las menciones necesarias para su identificación y las que resulten precisas para reflejar su situación jurídica y el destino o uso a que están siendo dedicados”.

El inventario debe documentar los derechos que se mantienen sobre esos bienes, la descripción de sus características físicas y funcionales con su valoración, que es el principal inconveniente a la hora de elaborar un inventario. Como ya hemos comentado en la bitácora, los problemas del inventario son tan habituales que suponen la limitación más frecuente de los informes de auditoría pública.  Recordemos que existen “limitaciones al alcance” cuando el equipo fiscalizador, por causas ajenas, no puede aplicar los procedimientos de auditoría requeridos, con el alcance previsto, para obtener la evidencia suficiente que permita emitir un juicio crítico sobre las actuaciones, procedimientos o cuentas, de modo que impide concluir respecto de alguno de los objetivos de la fiscalización.

El Tribunal de Cuentas, en su reciente informe de Seguimiento recomendaciones en el Área de Administración Económica del Estado dejó claro desde la página 7:

“En particular, resultan recurrentes las recomendaciones realizadas a distintos organismos autónomos sobre la necesidad de realizar o completar el inventario de sus inmovilizados para que estos recojan información suficiente”.

He aquí el ranking de incidencias:

El trabajo de los auditores en el área de bienes muebles consiste en:

1. Analizar de los procedimientos administrativos y de gestión establecidos para la elaboración de los inventarios.
2. Determinar los procesos para la captura de datos y los sistemas de control establecidos para asegurar que las altas y bajas han quedado debidamente registradas.
3. Realizar las pruebas de cumplimiento necesarias para constatar la integridad de los inventarios disponibles.

En este último apartado encontramos la prueba clásica de auditoría:  por un lado, seleccionar del listado una serie de elementos para su inspección/comprobación en las dependencias en que se deben encontrar situados y, por otro, que esa realidad física se encuentra inventariada, es decir, comprobar que una muestra de bienes de las dependencias están en los listados del inventario.

Muchos gestores consideran que el coste de valorar y “etiquetar” los activos es mucho mayor que el beneficio proporcionado por la información obtenida, considerándose una incómoda carga legal. Esa excesiva carga administrativa de los procedimientos de inventario propicia la desactualización y el no reflejo de la imagen fiel así como posibles fraudes. Es una suerte contar con buena tecnología para su mantenimiento.

En los últimos años presenciamos un renovado interés por el inventario. Intervengo la próxima semana, en Madrid, dentro del seminario sobre gestión patrimonial que organiza Bonser. El atractivo del tema ha hecho que se necesite otra edición para octubre para dar respuesta a las solicitudes, lo que nos muestra como está cambiando en la percepción del inventario por nuestros gestores públicos. Así lo reconoció hace años la Cámara de Cuentas de Andalucía en su informe de fiscalización de la Gestión del Inventario General de Bienes y Derechos de la Comunidad Autónoma (pág. 2) en relación con con los bienes inmuebles que bien puede ser extrapolado a todo tipo de bienes:

“En definitiva, se pretende que el objeto del Inventario sea la gestión integral del Patrimonio, no sólo controlando las unidades físicas y las características administrativas de los bienes, sino apoyando la toma de decisiones referentes a asuntos tales como: adquisiciones y arrendamientos de inmuebles, reparaciones y conservación, infrautilización de edificios, determinación del coste de los programas o servicios”.