El Tribunal de Cuentas de España acaba de hacer público el informe de Fiscalización de la gestión y control contables del inmovilizado material de la Administración General del Estado. El trabajo vuelve poner de relieve el habitual problema de la gestión de los inventarios y su conciliación con la contabilidad patrimonial, una fuente habitual de limitaciones al alcance de los informes de fiscalización.

En este caso, se trata de una auditoría operativa o de gestión, cuyo objetivo consistió en analizar los procedimientos de registro contable de los diferentes bienes incluidos en la rúbrica de Inmovilizado Material del balance de la Administración General del Estado (AGE), así como los procedimientos de gestión de los inventarios extracontables de dichos bienes, desde la perspectiva de los principios de legalidad, eficacia, eficiencia y economía.

El Tribunal ha realizado un complejo trabajo técnico analizando, por una parte, los procedimientos aplicados por la IGAE en el registro contable de los mencionados bienes y, por otra, los procedimientos de la Dirección General de Patrimonio en la llevanza del Inventario General de Bienes y Derechos del Estado, así como los aplicados por los departamentos ministeriales que constituyen el área de la Administración Económica del Estado en la llevanza de los inventarios de sus bienes. En ambos casos, el análisis se ha limitado a los bienes que conforman el Inmovilizado Material de la AGE durante el ejercicio 2013, que corresponde a la ultima cuenta rendida por el Estado.

El eterno problema de las valoraciones

En esos bienes del Inmovilizado material, los auditores han observado que las valoraciones utilizadas en la carga inicial (entre 1987 y 1991), pueden presentar diferencias significativas respecto del valor actual de mercado, toda vez que no se ha realizado desde entonces (han pasado entre 24 y 28 años) ninguna actualización de su valor, salvo las derivadas de obras o grandes reparaciones en estos inmuebles, a pesar de los incrementos de valoración que ha experimentado el mercado inmobiliario desde 1987. En marzo de 2015 permanecían un total de 15.458 bienes procedentes de la carga inicial, de los que 10.738 mantenían el mismo valor.

A mayor abundamiento, de un total 49.460 bienes en situación de alta a la fecha de realización del trabajo de campo, una parte (tanto provenientes de la carga inicial como de altas posteriores) tiene valores inferiores o iguales a 1 euro. Así, 7.065 bienes (un 14,28% del total) presentan esta característica, a pesar de que muchos de ellos (en total 3.951) disponen de valor catastral e incluso de valor de tasación.

Esta falta de actualización de los valores de tasación de esos inmuebles “afecta directamente a la representatividad de los saldos del Inmovilizado material de la AGE. Sin embargo, entiende el Tribunal que a pesar de esa posible desactualización de los valores de los bienes inmuebles, no parece razonable la realización de una nueva valoración general de estos bienes, teniendo en cuenta los recursos que deberían destinarse a ello. No obstante, sí entiende razonable “abordar actuaciones que permitan mejorar la representatividad del Inventario General de Bienes Inmuebles, no solo como soporte de la contabilidad patrimonial de la AGE sino como instrumento de control de sus bienes inmuebles”.

Censura también el Tribunal que no exista “un inventario único en los departamentos ministeriales fiscalizados que englobe la totalidad de los bienes tanto de los Servicios centrales como periféricos que son de su responsabilidad, sino que existen múltiples y heterogéneos inventarios en función de los diferentes tipos de bienes que, en su mayor parte, son gestionados por diferentes órganos del departamento”. A mayor abundamiento en los departamentos que cuentan con Servicios territoriales, en la generalidad de los casos, los Servicios centrales no conocen ni controlan los inventarios de los Servicios territoriales.

Esta situación hace que no exista información centralizada de los bienes que son responsabilidad de los diferentes departamentos, lo que puede afectar al control sobre los bienes, por cuanto no hay supervisión (al menos a nivel de los Servicios centrales del ministerio) de la actividad de los órganos que gestionan los inventarios.

Solo en lo que se refiere a los equipos informáticos y a los elementos de transporte se ha observado un mayor rigor en la llevanza de los inventarios: los inventarios están centralizados, existe un número identificativo de inventario, figura la fecha de adquisición de los bienes e incluso existen instrucciones para la llevanza de los mismos en el caso de los equipos informáticos.

Además, salvo las excepciones, no existen instrucciones escritas sobre la llevanza de los inventarios en ningún departamento en relación a equipos para procesos de información y al inventario de mobiliario.

Esta falta de instrucciones supone para el Tribunal “un obstáculo para mantener el adecuado rigor en su llevanza y se hace notar especialmente en aspectos como la periodicidad de las pruebas de inventario, los campos de información que deben figurar en el inventario (lo que resolvería el problema de la falta de constancia de los valores o las fechas de adquisición de los bienes), los procedimientos para el alta y baja de los bienes y su conexión con el procedimiento contable, la asignación de un número de inventario con un formato estándar, el cotejo de los datos con otros inventarios”.

La importancia relativa

Por otra parte, la adaptación del PGCP al Estado aprobada por Resolución de 17.11.2011 prevé que puedan “(…) excluirse del inmovilizado material y, por tanto, considerarse gasto del ejercicio, aquellos bienes muebles cuyo precio unitario e importancia relativa, dentro de la masa patrimonial, así lo aconsejen”. Esta referencia introduce la posibilidad de establecer umbrales de capitalización para la activación de bienes muebles, de forma que solo aquellos que tengan una determinada importancia dentro de la masa patrimonial figuren en el activo del balance. La práctica contable demuestra que la incorporación de numerosos activos de escasa significación (en relación a cifras elevadas de Inmovilizado material), añade una carga de trabajo desmedida en relación con la información que proporciona (seguimiento anual de esas partidas para determinar su continuidad en el balance, amortización, baja en cuentas, etc.). Por ello, recuerda el Tribunal que “el activo del balance no es una herramienta para el control de los bienes, pues para eso está el inventario”.