Hoy traemos a la bitácora la interesante Sentencia 17/2009, de 22 de julio de 2009, de la Sala de Justicia del Tribunal de Cuentas de España, en la que ha sido ponente la Consejera Dña. Ana María Pérez Tórtola.

Su contenido es tan antiguo como los principios de la buena administración: “evita el manejo de efectivo” y que el cliente ingrese su deuda en una Entidad financiera colaboradora con la recaudación.

Además, se plantea uno de los principios clásicos del control interno, cual es la separación de funciones. Así, deben ser distintos los empleados que liquiden y cobren los ingresos ¿Porqué? El dinero efectivo tiene un poder atrayente sobre las mentes… También encontraremos en la Sentencia otros interesantes elementos para comentar, como la supervisión y la revisión necesaria de los jefes o el valor probatorio de los informes de auditoría.

La Sala de Justicia del Tribunal de Cuentas, en la citada sentencia de veintidos de julio de dos mil nueve, confirma otra del Departamento 2º de la Sección de Enjuiciamiento, que había condenado a Doña Lara y a Don Gerardo en un procedimiento de reintegro por alcance por importe de 217.016€.

Ocurrió que, durante los años 2004 y 2005, ambos empleados públicos eran los encargados de atender, en la ventanilla de la Embajada de España en Nueva Delhi, las solicitudes de visados con la documentación correspondiente, y cobrar al contado la tasa aplicable a cada una de ellas.

También eran quienes debían grabar en el sistema informático (SIVICO) los datos requeridos en cada una de las solicitudes de visados que recibían, así como de registrar en la máquina recaudadora (OMRON) los visados que cobraban cada día y cuya recaudación diaria debían entregar al Canciller. Esta rendición de cuentas de los demandados se hacía mediante una hoja denominada “entrega de cuentas”, en la que figuraba el número de visados cobrados por ellos, con el total recaudado en el día, y a la que se grapaba la tira de la máquina recaudadora en la que los demandados habían registrado las solicitudes de visados que habían cobrado.

Como os estáis imaginando, el número de solicitudes de visados realizadas y grabadas en el sistema informático durante ese periodo no coincide con el número de visados efectivamente cobrados y registrados por los demandados en la máquina recaudadora.

Cuando aparecieron las primeras sospechas, el Canciller las puso en conocimiento de sus superiores, iniciándose la investigación de los hechos por un equipo de funcionarios que se desplazaron desde España hasta la embajada, realizando un informe de control financiero que determinó la citada diferencia entre los visados concedidos y la cantidad recaudada.

El problema de la cualificación profesional

Los demandados no tardaron en argumentar que eran dos trabajadores de baja categoría profesional en la Embajada, por lo que la posible responsabilidad debería afectar, en todo caso, a otras personas de mayor jerarquía que, por razón de sus cargos, tuvieran mayores responsabilidades sobre la gestión y la recaudación de los visados. A este respecto, la obligación de indemnizar, y por tanto el procedimiento para la exigencia de responsabilidades contables (artículo 176 de la Ley General Presupuestaria) se extiende a todas las personas que tengan a su cargo el manejo y custodia de fondos públicos y resulten obligados a su justificación, sea cual sea su rango o categoría como funcionarios e incluso tengan o no la condición de funcionarios o autoridades.

Los preceptos reguladores de la responsabilidad contable (artículos 15.1, 38.1, 42.1 y 43 de la Ley Orgánica 2/1982 y en los artículos 49.1 y 72 de la Ley 7/1988, de la de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas) se refieren a las personas -«quienes», «el que», «todos», «cuantos», «que deban rendir las personas»- encargadas de la recaudación, custodia, manejo o utilización de los caudales o efectos públicos. Numerosas Sentencias del Tribunal de Cuentas (así: STCu 23 de julio de 2007) consideran intrascendente la categoría o la condición o no de funcionario o autoridad del obligado a rendir cuentas de esos fondos públicos. Al respecto, puede verse la reseña del libro publicado por el magistrado Luis Vacas García-Alós.

En definitiva, ni la categoría profesional, ni la naturaleza de su relación laboral con la Embajada, desvía la responsabilidad contable hacia otras personas de superior jerarquía, pues como dice el Tribunal: «el verdadero fundamento de esta responsabilidad no es otro que ser los demandados quienes debían grabar las solicitudes de visados y efectivamente cobraban las tasas en ventanilla. Tenían, por ello, el manejo material de esos fondos y, por tanto, su custodia y la obligación de justificación de los caudales públicos que cobraron o deberían haber cobrado».

El papel de los jefes

El Informe de Control (El TCu elude en toda la sentencia denominarlo auditoría) afirmó que el Cónsul ni manejaba ni conocía la aplicación informática para grabar solicitudes de visados, y que el Canciller, no podía sospechar, con una diligencia normal, lo que estaba sucediendo debido a la falta de medios y al exceso de trabajo en la Embajada y a que en su control diario de la “entrega de cuentas” siempre coincidía el número de visados cobrados, que los demandados registraban en la máquina recaudadora, con la tira de la máquina que se grapaba a la hoja, y el total recaudado en el día.

Fue importante acreditar por la prueba testifical que, cuando aparecieron las primeras sospechas en el Canciller, inmediatamente, las puso en conocimiento de sus superiores, iniciándose la investigación de los hechos.

Las deficiencias del sistema de gestión

Tanto el Informe sobre la gestión económica de la Embajada durante los ejercicios 2004 y 2005, como los distintos documentos y testimonios que se incorporaron durante el juicio, dejaron clara la existencia de deficiencias en los sistemas de gestión económica y control interno en el momento en el que ocurrieron los hechos. Afirma la Sentencia que «tales deficiencias permitieron que los hechos que se enjuician pudieran producirse».

La descoordinación entre el sistema informático de registro de solicitudes de visados (SIVICO) y el circuito de recaudación de las tasas, ya han sido renovados. En cualquier caso, la ausencia de mecanismos adecuados de control y las deficiencias de los sistemas de gestión, no permiten a las personas encargadas del cobro de las tasas y del manejo y justificación de los fondos obtenidos con ello diluir su responsabilidad ni derivarla hacia otras personas. En este sentido se han pronunciado algunas sentencias de este Tribunal de Cuentas, como la Sentencia de la Sala de Justicia de 3 de marzo de 2004, que en un supuesto similar, rechaza responsabilizar a los superiores por razón de sus cargos, estableciendo que «sin querer desconocer que el sistema establecido para la gestión de fondos de caja y su contabilización ha podido resultar inadecuado, pues si hubiera funcionado correctamente podrían haberse detectado antes las irregularidades, lo cierto es que los hechos…desviando fondos,… no registrando los ingresos realizados, y apuntando contablemente pagos no efectuados, dificultando con ello los distintos controles que se efectuaban, prevaliéndose sin duda del conocimiento que se tenía acerca del funcionamiento del Servicio y de la confianza inspirada en superiores y compañeros hace que, a la vista de lo expuesto, deba decaer la petición de la demandada de que ella no es la única responsable directa y de que existen otros responsables, no pudiendo por ello responsabilizar a las otras personas». Análogo razonamiento a éste hizo el Tribunal de Cuentas en el supuesto que nos ocupa.

La valoración del informe de los auditores

Como dice la Sentencia, “en el presente supuesto, la piedra angular que soporta la estructura de la sentencia apelada es la apreciación que el órgano de instancia hace del Informe de los expertos desplazados a la Embajada”. En efecto, la valoración de los medios de prueba utilizados se concede especial relevancia a su contenido, «en atención a su carácter objetivo y profesional«.

Así, un equipo formado por 4 funcionarios especializados en estas tareas verificaron el circuito económico de los ingresos producidos por las tasas consulares, los mecanismos de control aplicados y la participación de las distintas personas que trabajaban en la embajada en los hechos objeto de enjuiciamiento. «El contenido de este informe plasma, pues, los resultados de la investigación realizada por 4 expertos ajenos a los hechos, sobre el terreno, y en el momento inmediato al que se produjeron esos hechos, motivos todos ellos por los que se va a conceder especial relevancia a este medio de prueba en el momento de valorar su contenido», dice la STCu.

¿Hay responsabilidad contable?

El Tribunal es muy claro al respecto: se dan todos los elementos definitorios de la responsabilidad contable. (ver los cinco requisitos).

En efecto, La existencia de las diferencias reseñadas supone una violación de la normativa presupuestaria y contable, además del incumplimiento de las obligaciones laborales propias de los demandados. Desde luego, el relato de los hechos probados permite apreciar existencia, al menos, de una conducta gravemente negligente ya que en ningún momento informaron a sus superiores de las citadas diferencias, debiendo haberlas detectado empleando una mínima diligencia en el cobro de estas tasas. Estas actuaciones implican, también, un daño evidente para los fondos de la Embajada que asciende, al menos, al importe de las tasas que se dejaron de ingresar y que deriva de la actuación de esas personas que los manejaban y debían rendir cuentas de ellos.

Una versión de este artícuo fue publicada en el newsletter jurídico Legaltoday.