El expediente administrativo digital

10 comentarios

portada-RiveroLa desaparición del papel, la firma digital y el intercambio de documentos mediante sistemas de comunicación electrónica entre las Administraciones Públicas, o entre estas y los ciudadanos, altera los conceptos administrativos tradicionales, poco adecuados para interpretar las nuevas realidades. Se reinventan términos naturales como la distancia, con la desaparición de las barreras físicas, el tiempo, con la aparición del denominado “tiempo Internet”, caracterizado por su celeridad y los costes, que se reducen en función de la personalización en masa. Pero también conceptos jurídicos clásicos como el registro, el archivo, la seguridad, el expurgo.

Toda la organización debe adaptarse a este nuevo entorno tecnológico, que automatiza las habituales actividades administrativas. El primer cambio producido por la introducción de nuevas tecnologías marca el tránsito de la organización burocrática y rígida a otra desconcentrada y de red. Ya desde la Ley 30/1992, (LRJPA) su artículo 45 ordenaba que todas las Administraciones Públicas impulsasen el “empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias”. Fue muy avanzado, en su día.

El art. 40 del mismo texto indica que la comparecencia de los ciudadanos ante las oficinas públicas “sólo será obligatoria cuando así esté previsto en una norma con rango de ley”; el art. 59 consiente que las notificaciones a los interesados se practiquen “por cualquier medio” que permita tener constancia de su recepción, fecha, identidad y contenido del acto notificado (E-mail); por último, para el art. 85, los actos de instrucción que requieran la intervención de los interesados “habrán de practicarse en la forma que resulte más cómoda para ellos”.

Todo estaba preparado desde hace tiempo para permitir avanzar en la Administración Directa. El intercambio electrónico de documentos incorpora grandes economías de tiempo y recursos e introduce cambios trascendentales en los aspectos administrativos. En el límite está la Administración sin papeles, bajo control de personal dedicado exclusivamente a gestionar y vigilar los flujos de información. Al automatizar muchas actividades administrativas rutinarias se hace necesario la reingeniería de las tareas, incrementando la flexibilidad y realizando un mayor hincapié en la formación.

Por eso, el libro que hoy presentamos, “El Expediente Administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos” es tan oportuno. Su autor, Ricardo Rivero Ortega, es Profesor Titular de Derecho Administrativo de la Universidad de Salamanca. Muchos de los lectores de esta bitácora recordarán que dirigió la IV edición (2004) del Simposium de Fiscalización. Este espléndido manual, de 228 páginas, acaba de ser editado por Thomson-Aranzadi, este mismo mes de abril de 2007.

Cuenta con cinco capítulos y una introducción:

      Capítulo I.-

Origen y razón de ser del reflejo documental de las intervenciones administrativas

      Capítulo II.-

Evolución histórica del régimen de los expedientes y documentos administrativos en España

      Capítulo III.-

Régimen general de los expedientes y documentos administrativos: propuesta sistematica

      Capítulo IV.-

E-Administración y expedientes electrónicos

      Capítulo V.-

Conclusiones

Comienza el autor recordando que estamos en un momento de creciente cuestionamiento de la burocracia y de las clásicas formas administrativas. Es más: “los soportes electrónicos pueden servir para avanzar aún más en la construcción de la Democracia y del Estado de Derecho”. También hay riesgos, es verdad, pero perfectamente asumibles.

Que los administrativistas publiquen textos como este, explicando con rigor el expediente virtual, su contenido, estructura, presentación, completitud, publicidad y confidencialidad, etc., supone que la administración electrónica se ha instalado entre nosotros con toda naturalidad y su análisis jurídico es ineludible. Como dice el autor, en el último párrafo del libro:

“Es este un desafío que merece la mayor consideración del Derecho, y muy especialmente del Derecho administrativo. No se trata de reinventar las coordenadas de esta disciplina, bien definida por los maestros- en España, García de Enterría-, sino de ponerlas al día, a la altura de las circunstancia de la sociedad de la información y el conocimiento”.

El Expediente Administrativo. Ricardo Rivero Ortega.

Plural: 10 comentarios en “El expediente administrativo digital”

  1. Sin duda es muy positiva la publicación de este tipo de manuales. Nos cuesta mucho imaginar cómo es esto de la Administración sin papeles, cómo podemos firmar con una tarjeta y una clave con la misma validez que tiene la firma manuscrita, cómo es posible que el documento original sea electrónico en lugar de un papel con sellos y garabatos. Nos cuesta imaginarlo porque todavía no lo hemos visto. Nos surgen dudas razonables sobre la seguridad de los expedientes electrónicos, sobre la privacidad de los datos, sobre las garantías jurídicas de los ciudadanos y cómo se certifican.

    Publicaciones del estilo de este libro que nos presentas pueden ayudar mucho a generar confianza jurídica en la tramitación virtual de los expedientes y contribuir al impulso de la Administración electrónica.

    Los juristas tienen mucho que decir sobre este tema y hace falta que lo hagan. ¡Bienvenido sea, pues, este libro! Ya estoy deseando echarle un ojo.

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  2. Es curioso esto de buscar en Google en USA y encontrate con tan grata sorpresa en tu propio país.

    Enhorabuena al anfitrión electrónico y a la par presentador de la obra y… ¿cómo no? a su autor, D. Ricardo Rivero (buena gente). Un placer ver que en este sitio se discute y practica sobre la administración de forma electrónica.

    Por cierto, creo que la Agencia Tributaria llega ya más lejos del socorrido E-mail y ya responde a nosotros los contribuyentes con SMS.

    Moraleja, Antonio no te duermas en la autocomplaciencia de ser un pionero. Tienes que recordar las palabras que citabas de Steve Jobs “Sigue hambriento, Sigue alocado” o el Gran Hermando que realmente fiscaliza y controla el mundo visible, Hacienda, te va a dejar atrás en tecnología y canales telemáticos.

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  3. Buenos días,

    Gracías Antonio por mantener vigo este blog tan interesante.

    El tema este de la Administración electrónica va a coger a muchos desprevenidos. Para hacer boca, no estaría mal ir leyéndose el proyecto de ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones públicas, que se encuentra ya en el Senado. Allí figuran, formas, plazos para su implantación y demás. Será interesante comprovar cómo se resuelve el binomio medios electrónicos-protección de datos de carácter personal.

    Un saludo.

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  4. En Andalucía se está avanzando mucho en la administración electrónica, creo que la Junta de Andalucía es la administración que más procedimientos tiene regulados con este sistema (además de Hacienda que facilita cualquier forma de cumplir con nuestras obligaciones).

    En la Universidad de Sevilla estamos en pleno proceso de implantación de la administración electrónica, que pasa, evidentemente, por la generalización de la firma electrónica, aunque existe un problema que creo que aún no está resuelto, es el que se plantea cuando después de terminado el procedimiento administrativo se inicia un contencioso y hay que remitir el expediente administrativo. ¿Aceptarán los jueces de lo contencioso como documentos válidos los electrónicos o la mera impresión de éstos? El tiempo nos dirá la solución.

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  5. Caro amigo Antonio:
    Meus cumprimentos por divulgar el libro “El Expediente Administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos”, de este excepcional jurista y profesor español, Dr. Ricardo Rivero Ortega, del que tengo la honra de ser alumno en el Curso de Doctorado de la Universidad de Salamanca,
    con el mismo siendo mi orientador – Tutor – en trabajo de investigación que debo presentar ahora en el inicio del mes de junio.

    El Dr. Ricardo, con su sensibilidad académica e inteligencia diferenciada, en buena hora edita esa obra jurídica que deberá transformarse en el principal instrumento del administrador público en lo que atañe a la comprensión y procedimientos que sean adoptados en la implantación del expediente administrativo informatizado. En el Tribunal de Cuentas de Rio Grande do Sul, implantamos un sistema  informático en que se elabora programas de informaciones que deben estar disponibles al conocimiento del órgano de control, como elemento agilización indispensable al ejercicio de la fiscalización, factor que nos lleva ahora la implantación de un proceso de fiscalización digital. Son instrumentos tecnológicos ultra-modernos que deben ser utilizados en el perfeccionamiento de la actividad pública, donde se incluye los organismos de control. Estoy desando llegar a Salamanca, y procuraré  la inmediata adquisición de ese libro que, ciertamente, irá a propiciar una mejor comprensión de esas cuestiones.

    Cumprimentos, Dr. Ricardo Rivero e um fraterno abraço desde Porto Alegre, RS, Brasil.

    Helio Saul Mileski

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  6. Querido Antonio: la publicación de este libro y la divulgación que haces de él es muy pertinente. Estamos viviendo momentos de cambios muy rápidos incluso para asimilarlos. Es así, bueno, que conozcamos la vertiente jurídica del asunto. Las empresas que nos dedicamos a la tecnología debemos completar nuestra visión con vuestra ayuda. Estamos comenzando a trabajar en un proyecto integral para presentarlo en los próximos meses: LA ADMINISTRACIÓN DIGITAL EN LAS UNIVERSIDADES.

    Pretendemos presentar a las universidades un panorama completo de sus posibilidades y de sus obligaciones respecto a la administración digital y ofrecerles una panoplia de servicios que cubran sus expectativas y las mantengan en la vanguardia de las TIC aplicadas a los procesos administrativos. Esperamos contar contigo, con el autor del libro al que quiero conocer y a todos los interesados en este apasionante tema. Abrazos para todos.

    Miguel Ángel Pavón de Paula, Consejero Delegado de la Oficina de Cooperación Universitaria.

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  7. Muchísimas gracias, Antonio, por tu generoso comentario. Gracias también a los amigos y compañeros que han mostrado su interés por la obra. Claro está que los adjetivos elogiosos sólo se explican desde el afecto, pero si al menos el libro puede servir para llamar la atención sobre la importancia creciente del manejo de información (y las nuevas tecnologías) por la Administración pública, habré cumplido mi objetivo.

    Por supuesto, quedo a disposición de todos los visitantes de este blog para intercambiar inquietudes sobre “El expediente administrativo” (incluyendo el electrónico).

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  8. Un día laborable cualquiera del año 2017, en una oficina “paperless” de la Administración autonómica de Almendralejo, constituida en Comunidad Autónoma a raíz de la reforma constitucional de 2013, que la dotó de potestad legislativa, órganos consultivos y fiscalizadores propios (119) y piscina comunitaria:

    – “¡Manolo!, ¡Manolo!, ¡MANOLO! …

    – Sí, estoy aquí, dime.

    – Te he mandado siete mails y no me has contestado.

    – Bueno, ya sabes que yo, si no es de palabra, no hago caso. ¿Qué querías?

    – Hace un mes que espero tu informe sobre el expediente de protección del aguilucho cenizo, ¿tienes ya algo?

    – La verdad es que saqué una copia impresa para irlo mirando en casa, pero como también imprimí otra para llevarla a la finca de mis suegros y otra para tenerla encima del bidé, pues…, me he hecho un lío con las correcciones y tengo que volver a empezar.

    – Sí, suele pasar. Lo mejor es que lo rompas todo y vuelvas a sacar una copia en limpio del sistema. De paso me mandas otra a mí, por duplicado, y así luego podemos comentarlo mejor.

    – Vale, pero también habría que mandarle una copia o dos a Alberto. Ya sabes que no entiende el ordenador y se limita a mirarlo fijamente.

    – Buena idea. No sé como podían trabajar antes con expedientes en papel ¿eh?

    – Ya te digo”.

    Llevamos años oyendo hablar de la oficina sin papeles, que a punto está de pasar al top ten de realizaciones imposibles, con el perpetuum mobile, el motor de agua y la cuadratura del círculo. Pido disculpas por mi escepticismo (o, mejor, no las pido), pero la digitalización del expediente administrativo no es más que una nueva forma de documentar el procedimiento: un avance netamente inferior a lo que supuso en su día la fotocopiadora o el humilde post-it; especialmente en España, donde se disfruta de la banda ancha más cara y de peor calidad del mundo civilizado. En cualquier caso, el libro de Rivero me parece espléndido.

    P.S. Se pregunta Isabel Bonachera si los jueces de lo contencioso aceptarán como documentos válidos los electrónicos o la mera impresión de éstos. La verdad es que la Justicia, de forma muy lenta y pausada -como cabe esperar de quien anda con los ojos vendados-, también se ha embarcado en esto del paperless, a través del denominado (en un alarde de imaginación) sistema “LEXNET”, regulado en el REAL DECRETO 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos. El sistema ya ha sido probado en condiciones reales en varias provincias y, sorprendentemente, funciona, por lo que es perfectamente previsible -a muy corto plazo- que el expediente administrativo pueda remitirse en formato electrónico, solucionando así uno de los más graves problemas de la jurisdicción contenciosa, como es la demora en el envío del expediente. En fin, ya veremos. Yo, por si acaso, voy a imprimir una copia por duplicado.

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  9. Nuestro Tribunal de Cuentas, de la Provincia de San Juan, Argentina, se encuentra en un proceso de imlementación de sistemas informaticos, ademas proximos a certificar ISSO 9001.

    El analisis que el libro de Ricardo Rivero Ortega, por lo que se comenta en este articulo, realiza sobre los aspectos juridicos de los expedientes informatizados, es un valioso aporte sobre el tema.

    Agradeceria ser informado si se vende en Argentina o como puede comprarse.

    Con distinguida consideración.

    Dr. Pedro Vicente Belenguer Escriva (Primer Vocal)

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