Muchas autoridades públicas disfrutan de una partida presupuestaria destinada a sufragar los gastos de viaje, protocolarios y representativos llevados a cabo en el ejercicio del cargo. Se trata de un terreno donde existe un alto grado de discrecionalidad con riesgos para los gestores púbicos que no cuidan suficientemente su justificación documental. Además, cuando los gastos se llevan a cabo por la máxima autoridad administrativa y, por tanto coincide quien autoriza y ejecuta el gasto, la justificación no está exenta de la necesaria motivación.

Justificación formal e interés público

El Tribunal de Cuentas ha venido recordando, a través de su Sección de Enjuiciamiento, que la justificación de los gastos públicos ha de concebirse como un todo, en el que es igual de relevante la necesidad de acreditar que dicho gasto se efectuó en la persecución de un interés público, como la justificación formal del mismo. 

En el asunto que hay traemos a la bitácora, la Sentencia 3/2011, de la Sala de apelación del Tribunal de Cuentas, analiza la condena en primera instancia al reintegro de una serie de gastos llevados a cabo por el Presidente de la Autoridad Portuaria de Las Palmas de Gran Canaria y que pertenecen al concepto de “gastos de representación o de relaciones publicas y Presidencia”.

El desglose de estos gastos es el siguiente:

IMPORTE EN EUROS–DETALLE DEL SERVICIO

• 90,80,–Gastos Bruselas (parcial)
• 372,83,- -Gastos varios comidas (en Santoña y Bilbao)
• 53,23,- -Gastos varios presidente (cafetería, hotel)
• 121,07,- -Comida Consejero Hacienda
• 262,94,–Gastos representación
• 524,10,- -Gastos representación Lanzarote (restaurante, visita oficial al Puerto)
• 44,90,- -Gastos diversos (restaurante, cafetería)
• 89,67,–Comida de trabajo (comida con F.)
• 210,55,–Gastos invitación Cónsul Ghana
• 283,20,–Gastos representación (2 comidas)
• 403,09,–Comida de trabajo (sin especificar)
• 84,22,–Gastos varios representación Bruselas (comida con Abogado del Estado)
• 342,00,–Gastos viaje Panamá (cafetería, taxis y varios)
• 969,96,–Gastos viaje Caracas (cafetería, taxis y varios)
• 102,85,- -Gastos representación Brasil (cafetería, taxis y varios)
• 2.800,88,- -Gastos representación China (cafetería, taxis y varios)
• 5,24,- -Estancia H. Mencey gastos extras (sin especificar)
• 11.700,00,–Gastos varios viaje China (exceso de equipaje)
• 18.461,53,– Total

Pues bien, en el presente caso, ni existía la Comisión de Servicio acreditativa de la utilidad pública del viaje a realizar, ni justificante alguno, para el caso de gastos de representación en sentido estricto, que puedan permitir a la Sala –ni al juzgador de instancia- considerar justificados dichos gastos. Con incumplimiento del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio, que es la norma jurídica de aplicación supletoria a la Resolución del Consejo de Administración de la Autoridad Portuaria, la Sala entiende que el demandado no ha sido capaz de facilitar factura alguna en los casos de gastos de representación o de comidas por la misma; ni ha justificado en ningún momento la firma autorizante en esas hipotéticas facturas; ni existe relación de personas o empresas invitadas ni ningún escrito justificativo, firmado por el Jefe del Departamento correspondiente, con el Vº Bº del Director, ni ningún tipo de documento en su descargo.

Contra este hecho verificado, la representación del SR. A. B. se limita en esta apelación, como hizo en instancia, a alegar que las facturas, que debieron existir, han desaparecido. Pero al no constar tampoco la preceptiva autorización del gasto, que en muchos casos a él mismo competía, sus alegaciones sólo pueden ser consideradas por el Tribunal como “alegaciones de parte hechas en su defensa”.

Como consecuencia, el Tribunal declara acreditada la existencia de un alcance o saldo deudor por importe de DIECIOCHO MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y UN EUROS CON CINCUENTA Y TRES CÉNTIMOS (18.461,53€), como ya indicó la Sentencia de instancia y como consecuencia de la falta de justificación y acreditación del servicio, o de gastos que no debieron afrontarse por la Autoridad Portuaria de Las Palmas de Gran Canaria.

El Ministerio Público insistía en su demanda en que el demandado debía acreditar que los pagos, por su naturaleza, eran de interés público, además de la necesidad de que se acreditaran las correspondientes facturas. Es decir:  la acreditación formal del pago realizado, como la demostración de la adecuación al mismo de una necesidad pública.

La Sentencia de Primera Instancia recoge el régimen jurídico de los mismos, sus condiciones y requerimientos de justificación. La norma específica dictada por la Autoridad Portuaria de Las Palmas, entiende por “gastos varios justificados … los generados por el alquiler de vehículos, gasolina, taxis, parking, comidas de representación, relaciones públicas, etc.”. Dichos gastos se abonan por el importe total de la factura, justificándose mediante presentación de factura original. Dicha normativa establecía que las comidas de representación que se efectúen tanto en viajes como dentro del término municipal donde radican las oficinas de la Autoridad Portuaria, deberán ser justificadas con la firma, en la misma factura de comida, de quien efectúa el gasto y la relación de personas o empresa que se invita. Además, en aquellos almuerzos o cenas de representación que superen el importe de 600 euros, se deberá aportar un escrito justificativo, firmado por el jefe de departamento con el Visto Bueno del Director, en el que se exprese el motivo de la celebración de esa comida de representación y la relación de asistentes a la misma”.

El demandado alegaba que, como consecuencia del cese en la Presidencia de la Entidad, no pudo aportar las facturas, las cuales, por motivos ajenos a su voluntad, habrían desaparecido. Por el contrario, tanto el Abogado del Estado como el Ministerio Fiscal mantuvieron la pretensión de reintegro, motivando, en síntesis, que los referidos gastos no estaban justificados documentalmente con incumplimiento de la normativa aplicable, y sin que hubiera motivación suficiente para realizarlos con cargo a los fondos de la Entidad.

La Sala, desde su Sentencia número 14/2003, de 14 de noviembre, reiterada en la 18/2006, de 16 de noviembre, estableció la doctrina acerca de cuando procedía reproche contable en los llamados gastos de representación. Aun reconociendo que, en la disposición de los mismos, existe un margen de discrecionalidad a favor de las autoridades competentes a la hora de administrarlos, sí que exigió un documento o soporte acreditativo del gasto para acreditar el destino y la condición social, representativa o protocolaria del gasto.