Tradicionalmente, celebramos la festividad del libro el día 23 de abril, recordando la muerte de Miguel de Cervantes. Por tanto, debemos sumarnos en tan destacada fecha a la celebración, desde la óptica fiscalizadora. Primero, con la foto que preside esta entrada, de la biblioteca personal de Dolores Medio (Oviedo, 1911-1996) tal como continuaba unos años después de su muerte, cuidada por la fundación que lleva su nombre. Pero también debemos analizar algunos aspectos de la gestión financiera de los fondos bibliográficos y documentales, adaptada a nuestros tiempos.
Para la doctrina contable en este tema nos encontramos ante una disyuntiva estratégica de considerar los libros y revistas como gasto o como inversión, susceptible de capitalización, como inmovilizado. Hay una corriente minoritaria que tiende a su consideración como gasto del ejercicio en lugar de la adquisición de un activo. Se presentan como razones su pequeña cuantía individual o incluso su corta vida útil, pues los conocimientos que proporcionan se vuelven obsolescentes con rapidez.
Si consideramos la adquisición de libros como una inversión en el inmovilizado, tal como hace el Plan General de Contabilidad Pública español, la razón fundamental será su trascendencia a futuros ejercicios económicos. Sin embargo, muchas universidades amortizan esa inversión en un solo ejercicio.
Respecto al fondo histórico de las bibliotecas, la doctrina oficial ha establecido su adecuado tratamiento: contabilización, sea o no de su titularidad y valoración, según el precio de adquisición o tasación, de acuerdo con la forma de entrar en el patrimonio público.
La realidad es que la gran mayoría de las instituciones no incluyen dentro de su activo el valor del patrimonio histórico bibliográfico, por el alto coste que supondría una correcta tasación. Un problema que nace con la economía digital es la suscripción de bases de datos y revistas electrónicas en lugar de impresas en papel. Es la disyuntiva “mediateca versus la papelteca”.
Llegado a este punto es imprescindible realizar unas reflexiones respecto a los equipamientos bibliotecarios, que ya ofrecen servicios sin necesidad de acudir a sus instalaciones. Estas bibliotecas sin fronteras dejarán de poseer grandes colecciones para distribuir información.
Hago aquí un modesto homenaje a nuestros serviciales bibliotecarios, que han pasado en unos años de ser gestores de libros a gestores de información. Jubilamos este año a Pepe Rincón, estacionario mayor de la Universidad de Salamanca, y con él a una época y una manera de entender la biblioteca. En la foto, enseña «su» biblioteca histórica a los asistentes al simposium de fiscalización, con Hubert Weber, presidente del Tribunal de Cuentas Europeo, el más alto funcionario de los asistentes (no sólo en estatura) que sigue atentamente sus explicaciones.
La riqueza bibliotecaria futura se fundamentará en el potencial para acceder a la documentación electrónica y no en los grandes depósitos, como hasta ahora. Las universidades deberán contratar costosas licencias, emprender trabajos de digitalización y disponer de potentes servidores de información, así como atender los nuevos hábitos sociales de estudio y lectura con horarios distintos a los actuales. Se impone la necesidad de establecer consorcios para evitar la duplicidad de gastos, y recurrir a la inevitable especialización, tanto en las instalaciones como en la formación del bibliotecario.
Estas bibliotecas digitales utilizan licencias de uso de los recursos informáticos que nos permiten el acceso a los textos de esas revistas, por un plazo variable según el editor, con un mínimo de un año. Si la licencia es anual, podríamos estar en presencia de un gasto y no de una inversión en inmovilizado inmaterial, salvo que el acceso fuese plurianual. Entonces, al igual que ocurre con las licencias de uso de software, podrían ser consideradas como inversión respecto a la primera cuota satisfecha y como gasto las posteriores.P.D. Dos comentarios de lujo a continuación:
ADOLFO DODERO opina más abajo.
Adolfo es autor de libros de referencia en contabilidad pública. Es Doctor en Ciencias Económicas y Empresariales, Profesor de Contabilidad Pública y Dtor. de los Servicios Económicos y Financieros del Ayto. de Móstoles.
JAVIER GRANDÍO opina más abajo.
Javier es un contable de referencia en el sector público universitario, desde su puesto de jefe del servicio de contabilidad en al Universidad Jaime I y como director económico del Ayuntamiento de Castellón.
Gracias por comentar con el fin de mejorar