Auditando el impacto del teletrabajo en una Administración

La pandemia del COVID-19 cogió a la Administración sin una legislación básica sobre el teletrabajo en el sector público. El número de personas que tenían permitido teletrabajar pasó del 12% antes del confinamiento al 31% en los años posteriores, hasta aceptamos hoy que la mitad de quienes teletrabajaron tienen habilitado una habitación independiente a modo de oficina en su domicilio.

El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, estableció el carácter preferente de esta forma de organización (así lo veíamos en directo) cuya vigencia se amplió por el Real Decreto-ley 15/2020, de 21 de abril. Posteriormente, el Real Decreto-ley 29/2020, de 29 de septiembre, añadió al texto refundido del TREBEP el artículo 47 bis., que configuró el teletrabajo como voluntario, reversible, sujeto a autorización previa y con aportación de medios por parte de la Administración Pública. No se ha aprobado la normativa prevista de desarrollo de este artículo.

El Tribunal de Cuentas publicó en mayo pasado el informe de Fiscalización operativa del impacto del trabajo a distancia en la gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) durante el periodo 2020-2022. Se ha examinado, con enfoque de auditoría operativa, la implantación del sistema de trabajo a distancia en la Agencia Tributaria y su repercusión en la eficacia de su gestión, en sus costes y ahorros y en la atención a la ciudadanía, en el período 2020-2022.

El Tribunal apreció la conveniencia de valorar en una importante entidad administrativa las consecuencias de la implantación del modelo de trabajo a distancia desde su inicio en la pandemia hasta su práctica normalización a finales de 2022. Se seleccionó a la AEAT como sujeto de la fiscalización por la relevancia de la gestión tributaria estatal y aduanera, su elevado número de empleados y la importancia de su relación con los contribuyentes.

La Agencia Tributaria a fin de 2022 tenía una plantilla de 25.909 empleados, de los cuales el 85 % estaba destinado en los servicios territoriales.

Destacamos algunas de sus conclusiones.

• El porcentaje de días de teletrabajo sobre la jornada ordinaria establecido con carácter general se fue modificando a lo largo del periodo fiscalizado, pasando del 100 %, entre el 14/03/2020 y el 20/06/2020, al 20 % desde esta fecha y hasta 09/10/2022. En este período se priorizó, no obstante, la modalidad no presencial para colectivos vulnerables al COVID-19 y para quienes tuvieran a su cargo personas dependientes. A partir del 10/10/2022, tras la aplicación del plan de medidas de eficiencia energética, el porcentaje general quedó fijado en el 40 %.
• El elevado grado de digitalización de los servicios que presta la AEAT ha favorecido la transición al modelo de teletrabajo. La mayor parte del trabajo de sus empleados se realiza sobre su sistema de información, debido a que la práctica totalidad de los procedimientos que gestiona están informatizados y toda la documentación digitalizada.
• Respecto de la exigencia del artículo 47. Bis 4 del TREBEP de proporcionar la Administración los medios tecnológicos necesarios para su actividad, la AEAT tenía una carencia importante al no disponer con carácter general de ordenadores portátiles corporativos que sus empleados pudieran utilizar para el teletrabajo. Ante este hecho habilitó la posibilidad de teletrabajar con los equipos particulares de sus trabajadores, previa instalación en ellos de un certificado de dispositivo y utilizando la conexión por Internet disponible en el domicilio del usuario. Este sistema permitió a la AEAT mantener en menos de una semana su actividad, en un complicado contexto marcado por el confinamiento urgente, pero implicaba posibles inconvenientes de seguridad. Pese a plantearse inicialmente como provisional, esta solución se mantuvo a lo largo de todo el periodo fiscalizado y continúa en buena medida en la actualidad, estando prevista finalizar en 2024 la implantación de un nuevo sistema de puestos de trabajo.
• Respecto al procedimiento de gestión de solicitudes, el Tribunal considera en general adecuado el procedimiento y la autorización del teletrabajo establecido en la AEAT desde 2020. Los formularios de solicitud recogen los compromisos asumidos por los empleados y la declaración de cumplir las condiciones requeridas.
• El elevado número de solicitudes de teletrabajo presentadas en el periodo fiscalizado evidencia un alto interés por acogerse a esta modalidad de prestación de servicios.

La AEAT debe continuar trabajando en la mejora de sus instrumentos de planificación por objetivos y de evaluación del rendimiento de sus empleados, así como fortalecer el sistema de atención presencial al contribuyente

• El porcentaje de empleados autorizados para teletrabajar sobre los perceptores de la nómina de noviembre de 2021 era del 77 %. En el mismo mes del siguiente ejercicio se incrementó hasta el 79 %.
• Se han detectado autorizaciones de teletrabajo a empleados cuyos puestos de trabajo exigen realizar en alguna medida funciones que requieren presencialidad y no se corresponden con los supuestos de autorizaciones excepcionales previstos por la AEAT. En estos casos, debido a las características del puesto, los responsables valoraron el rendimiento del empleado como inferior al realizado en régimen presencial.
• El Tribunal valora positivamente la elaboración y la implementación desde 2021 de un sistema de evaluación mensual del teletrabajo, específicamente diseñado para comparar el rendimiento en régimen presencial y en régimen de trabajo a distancia, evaluando la disponibilidad durante el periodo y si el rendimiento ha sido mayor, igual o menor.
• Con carácter general, los resultados reflejan un elevado índice de disponibilidad y la percepción de los responsables de las evaluaciones de un rendimiento similar de los trabajadores en remoto en comparación con el trabajo presencial.
• Se observaron, sin embargo, algunas debilidades en el sistema, consistentes en la omisión de las evaluaciones de un porcentaje elevado de teletrabajadores (el 22 % en los meses de noviembre de 2021 y 2022) y en la inexistencia de un procedimiento de análisis de los resultados de las evaluaciones que permita adoptar las medidas oportunas en caso de observarse circunstancias anómalas. Se observó, asimismo, la aplicación de criterios heterogéneos y en ocasiones erróneos, en la consideración del mayor o menor rendimiento.

Pero sobre todo destaco esta:

El importe de las obligaciones reconocidas en las partidas que registran los gastos de energía eléctrica, gas y combustible en 2022 fue un 17 % inferior al de 2019. Se observaron, asimismo, disminuciones importantes del gasto de las partidas asociadas a reuniones y conferencias, dietas y locomoción.