34 Jornadas de Gerencia Universitaria

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Coincidiendo con el 25 aniversario de su fundación, la Universidad Jaume I de Castellón acogerá las 34 Jornadas de Gerencia Universitaria entre el 26 y 28 de octubre de 2016. Un encuentro anual de los equipos gestores de las universidades, que permite debatir y compartir inquietudes y soluciones a los actuales retos del panorama español de educación superior.

Este año, la Conferencia inaugural (“Empleabilidad y empleo universitarios”) será impartida por Francesc Michavila, Rector honorario de la Universitat Jaume I y Director de la Cátedra UNESCO de Gestión y Política Universitaria en la UPM.

Despues se abordarán aspectos como los medios propios y su fiscalización, la gestión de la investigación o las tendencias en tecnologías de la información aplicadas a la gestión universitaria. Por último, se clausurará con la habitual presentación de la última edición de La Universidad Española en Cifras, con sus impulsores, Juan Hernández Armenteros y José Antonio Pérez García. Un documento imprescindible para conocer la situación -no sólo financiera- de nuestras universidades. Un contenido nada pacífico, que aun recuerdo aquí que la liaron parda …

El programa cuenta con varios talleres que se dedicarán a soluciones tecnológicas para los retos que proponen la transformación electrónica de la administración, la aplicación de la reciente legislación sobre transparencia o la gestión de equipos humanos.

Disponible el número 53 de la Revista Española de Control Externo

recex53El número 53 de la Revista Española de Control Externo que edita el Tribunal de Cuentas ya está disponble en descarga libre. En este caso, se trata de un número monográfico dedicado a los múltiples aspectos de la fiscalización operativa de cuya coordinación se ha encargado la Consejera del Tribunal de Cuentas de España, Mª Dolores Genaro Moya, que además abre el número aportando un interesante trabajo (“Consideraciones en torno a la fiscalización operativa o de gestión“) donde aborda las crecientes exigencias sociales a las instituciones de Control Externo tras la reciente crisis económica e institucional, desde la perspectiva de los principios de gestión que deben informarla: economía, eficiencia y eficacia.

El segundo artículo tiene por autor a Javier Navascués Fernández-Victorio, Consejero de la Cámara de Cuentas de Andalucía y trata la aplicación de métodos cuantitativos avanzados en la Auditoría Operativa, tratando un ejemplo concreto: la fiscalización de Parques Tecnológicos Andaluces, donde muestra la metodología empleada, particularmente en el análisis QCA (análisis cualitativo comparativo por sus siglas en inglés), que desarrolla minuciosamente y con claridad, así como sus aplicaciones así como los resultados y conclusiones del informe.

A continuación una contribución de Ana Isabel Esteban Álvarez y yo mismo sobre la situación actual y las perspectivas de la gestión clínica en España a los 30 años de la aprobación de la Ley General de Sanidad. Estudiamos allí la figura del contrato programa a la vista de las experiencias en los países de nuestro entorno haciendo referencia al Tribunal de Cuentas de Francia y a la National Audit Office del Reino Unido. La aportación es oportuna en un momento crítico para la implantación práctica de las Unidades de Gestión Clínica en diversas CCAA con gran revuelo, tanto político como sindical y profesional.

El siguiente trabajo es el realizado por Antonio Minguillón Roy y versa sobre la auditoría de sistemas de información. En un momento como el actual que consolida la administración electrónica, las Instituciones del Control Externo han de rediseñar sus procedimientos de auditoría introduciendo la tecnología no solo en automatizando los procedimientos tradicionales de gestión, sino en creando herramientas informáticas que permitan, por ejemplo, pasar de comprobaciones de muestras a comprobaciones del 100%.

El artículo presenta las normas técnicas de auditoría de los sistemas de información, sus formas de aplicación, la ciberseguridad, las herramientas de análisis de datos, incorporando unas interesantes conclusiones como colofón del trabajo.

El último artículo corre a cargo de Manuel Sueiras Pascual y Manuel Lagarón Comba y aborda el concepto de sostenibilidad ambiental, su marco jurídico y su fiscalización en España y en otros países, aportando unos posibles enfoques unas conclusiones generales.

Como es habitual, termina el número 53 con un apartado de documentación donde Andrés Fernández Díaz glosa en profundidad la última obra de Emilio Albi y Jorge Onrubia (Economía de la gestión pública) y de Miguel González Moreno sobre la obra de Francis Fukuyama, Los orígenes del poder político. Desde la prehistoria hasta la Revolución Francesa.

Protegiendo el núcleo duro de la gestión pública

Chicos nirando tras la valla

La venerable Cámara de Comptos de Navarra es la institución de control más antigua de España y una de las más vanguardistas en sus planteamientos. Goza de un amplio respaldo institucional, que hace al Parlamento Foral solicitar su opinión en multitud de asuntos.

El informe que hoy presentamos ha sido realizado a iniciativa de la propia Cámara de Comptos, que preside Asunción Olaechea desde hace dos meses. El objetivo era cuantificar los gastos relacionados directamente con la informática en la Administración Foral para el periodo 2011-2015, analizar las adjudicaciones de esa contratación -o los encargos a entes instrumentales- así como su correcta justificación, contabilización y pago en un plazo medio inferior a 30 días.

Se trata de un informe que podemos considerar rutinario pero donde los auditores han añadido a ese control de regularidad y de gestión, una reflexión que quiero destacar hoy en la bitácora por su importancia, pues reabre abre un interesante debate conceptual, quizás sin solución: el papel y alcance de las externalizaciones en aspectos esenciales en la Administración.

CONTRATACIÓN Y GESTIÓN DE LA INFORMÁTICA EN LA ADMINISTRACIÓN. FORALConcluye el informe (página 21) que, durante las últimas décadas el incremento de necesidades relacionadas con la informática ha obligado a la Administración a recurrir -cada vez más- a contratos con empresas externas y a encargos con entes instrumentales, sin incrementar el personal propio dedicado estas tareas. Esto ha motivado que el conocimiento sobre la mayor parte de los productos informáticos utilizados en la Administración lo tengan estas empresas, “existiendo dependencia de ellos y de sus productos para el desarrollo de la gestión habitual de la actividad”.

Ante el aumento de actividad y la baja tasa legal de reposición de las plantillas, las Administraciones encargaron dicho control a los entes instrumentales. Algo que para los auditores “está suponiendo una pérdida de conocimiento técnico, especialmente en el caso de las contrataciones, sobre la mayor parte de las aplicaciones utilizadas y una cierta descapitalización del factor humano en este ámbito tan relevante para la gestión.”

Esto no ha hecho más que empezar. La entrada en vigor este otoño de las leyes 39 y 40 de procedimiento administrativo y del sector público respectivamente, hará que la tramitación electrónica constituya la manera habitual de actuación la Administración. Todo será electrónico y casi todo será encargado a los grandes contratistas. Un claro riesgo pero una tendencia tan inevitable como eficiente.

La Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) en un interesante y reciente documento titulado “Gobierno corporativo y sistemas de información” recuerda el carácter estratégico para las organizaciones de esa gestión tecnológica hasta el punto de recomendar la inclusión de consejeros independientes con experiencia en sistemas de información. Pero la elevada especialización y dinamismo del sector impide a las Instituciones contar con especialistas propios en multitud de áreas de gestión informática, que además utilizan plataformas exclusivas.

Así, los auditores navarros encontraron 3.200 productos informáticos recogidos en el catálogo de la Administración Foral de los cuales 2.408 son sistemas de información y 792 son software estándar. De todos ellos, algunos productos son muy relevantes y animan este debate pues afectan a servicios como el propio portal de transparencia, la historia clínica, la receta electrónica, la gestión ayudas PAC o la gestión de inscripción en Agencias de Empleo.

Aviso final para navegantes (de bandera negra)

El informe se refiere también a la auditoría realizada por Microsoft, que mostró una importante diferencia entre los productos contratados (6.200) y los efectivamente utilizados (12.000). La regularización de esa situación por el Gobierno de Navarra requirió adquirir en propiedad las licencias, lo que originó un gasto de más de 4 millones de euros.

Situación actual de la gestión patrimonial de las administraciones públicas

 La administración regular y eficiente del patrimonio público supone uno de los principales retos de la gestión pública. Respecto al primer aspecto, la Ley 33/2003, del Patrimonio de las Administraciones Públicas establece en su artículo 32.1 (básico para todas las AAPP) la obligación de formar inventario patrimonial:

“Las Administraciones Públicas están obligadas a inventariar los bienes y derechos que integran su patrimonio, haciendo constar, con el suficiente detalle, las menciones necesarias para su identificación y las que resulten precisas para reflejar su situación jurídica y el destino o uso a que están siendo dedicados”.

El inventario debe documentar los derechos que se mantienen sobre esos bienes, la descripción de sus características físicas y funcionales con su valoración, que es el principal inconveniente a la hora de elaborar un inventario. Como ya hemos comentado en la bitácora, los problemas del inventario son tan habituales que suponen la limitación más frecuente de los informes de auditoría pública.  Recordemos que existen “limitaciones al alcance” cuando el equipo fiscalizador, por causas ajenas, no puede aplicar los procedimientos de auditoría requeridos, con el alcance previsto, para obtener la evidencia suficiente que permita emitir un juicio crítico sobre las actuaciones, procedimientos o cuentas, de modo que impide concluir respecto de alguno de los objetivos de la fiscalización.

El Tribunal de Cuentas, en su reciente informe de Seguimiento recomendaciones en el Área de Administración Económica del Estado dejó claro desde la página 7:

En particular, resultan recurrentes las recomendaciones realizadas a distintos organismos autónomos sobre la necesidad de realizar o completar el inventario de sus inmovilizados para que estos recojan información suficiente”.

He aquí el ranking de incidencias:

Salvedades OOAA Estado

El trabajo de los auditores en el área de bienes muebles consiste en:

  1. Analizar de los procedimientos administrativos y de gestión establecidos para la elaboración de los inventarios.
  2. Determinar los procesos para la captura de datos y los sistemas de control establecidos para asegurar que las altas y bajas han quedado debidamente registradas.
  3. Realizar las pruebas de cumplimiento necesarias para constatar la integridad de los inventarios disponibles.

En este último apartado encontramos la prueba clásica de auditoría:  por un lado, seleccionar del listado una serie de elementos para su inspección/comprobación en las dependencias en que se deben encontrar situados y, por otro, que esa realidad física se encuentra inventariada, es decir, comprobar que una muestra de bienes de las dependencias están en los listados del inventario.

Muchos gestores consideran que el coste de valorar y “etiquetar” los activos es mucho mayor que el beneficio proporcionado por la información obtenida, considerándose una incómoda carga legal. Esa excesiva carga administrativa de los procedimientos de inventario propicia la desactualización y el no reflejo de la imagen fiel así como posibles fraudes. Es una suerte contar con buena tecnología para su mantenimiento.

En los últimos años presenciamos un renovado interés por el inventario. Intervengo la próxima semana, en Madrid, dentro del seminario sobre gestión patrimonial que organiza Bonser. El atractivo del tema ha hecho que se necesite otra edición para octubre para dar respuesta a las solicitudes, lo que nos muestra como está cambiando en la percepción del inventario por nuestros gestores públicos. Así lo reconoció hace años la Cámara de Cuentas de Andalucía en su informe de fiscalización de la Gestión del Inventario General de Bienes y Derechos de la Comunidad Autónoma (pág. 2) en relación con con los bienes inmuebles que bien puede ser extrapolado a todo tipo de bienes:

“En definitiva, se pretende que el objeto del Inventario sea la gestión integral del Patrimonio, no sólo controlando las unidades físicas y las características administrativas de los bienes, sino apoyando la toma de decisiones referentes a asuntos tales como: adquisiciones y arrendamientos de inmuebles, reparaciones y conservación, infrautilización de edificios, determinación del coste de los programas o servicios”.