Crear informes de auditoría que comuniquen bien: una labor difícil que puede mejorar

El titular bien podría corresponder a uno de los habituales documentos que elabora el Tribunal de Cuentas Europeo, que ya incluye en el título suficiente información como para aventurar su contenido. Quizás aquella sea actualmente la institución de control más preocupada por la calidad de sus productos, en todas las áreas que maneja. Hoy hablaremos aquí de una de ellas: qué y cómo comunicar.

No es extraño que todos los órganos de control españoles queramos saber de primera mano cómo hacen allí las cosas. Con mucha generosidad, el viernes pasado Eduardo Ruiz García, Secretario General del Tribunal de Cuentas Europeo desde el año 2009, se prestó a una jornada de trabajo sobre “Presentación y Redacción de informes de auditoria” en la sede madrileña de la Fundación FIASEP. Una catarata de ideas y experiencias de las que apenas puedo aportar unas pocas a mis lectores. Perdonad pero atendía o apuntaba.

Innovando continuamente

“Lograr un tono amigable”

Adoro estos auditores europeos. Los que vivimos en un universo latino sabemos que el fracaso es la peor condena de cualquier ciudadano. No digamos de un funcionario. Por eso reconocer el “derecho al experimento del auditor” es un avance excepcional en el ámbito público. Muchas multinacionales tecnológicas lo promueven. Steve Jobs en su magnífica biografía autorizada pone muchos ejemplos exitosos (y también fiascos). Google es otro prototipo del intraemprendedor con aquello del 70-20-10. Pero que lo promuevan los sesudos auditores en Luxemburgo es un verdadero acto de subversión. Algunos de mis colegas aun estarán asustados ante ideas tan perniciosas.

Muchos de los innovadores productos o protocolos actuales del tribunal nacieron asi. Infografías, fotos, resumen ejecutivo (distinto de las conclusiones y de la nota de prensa), video …

“El contenido de un buen informe debe poder conocerse con un vistazo al índice”

Política de comunicación

Hay que aceptar que vivimos en el mundo de las redes sociales. La mayoría de las entradas de la ciudadanía a los documentos del TCEu ya se hace (con diferencia, dijo) a través de Facebook. Así que hay que adaptar toda la política de comunicación (y la redacción) a ese nuevo modelo. No hay discusión, sólo lamentos. Ocurrió y no pudimos evitarlo.

Como avanzamos al inicio (¡aplicando lo allí aprendido!) quizás por eso, allí titulan los documentos como un titular de prensa (o mejor aun: tipo twitter) que es más fácil de divulgar. Mirad sólo los últimos documentos:

  • 04/2019: El sistema de control de productos ecológicos ha mejorado, pero persisten algunas dificultades
  • 03/2019: Fondo Europeo para Inversiones Estratégicas: Medidas necesarias para garantizar el pleno éxito del FEIE
  • 02/2019: Peligros químicos en nuestros alimentos: la política de seguridad alimentaria de la UE nos protege, pero se enfrenta a dificultades
  • 01/2019: Lucha contra el fraude en el gasto de la UE: es necesario adoptar medidas
  • nº 33/2018: La lucha contra la desertificación en la UE: una amenaza creciente contra la que se debe actuar más intensamente

Las siete “Ces” de la comunicación efectiva

“Lograr unas conclusiones que entienda el conductor del autobús”

Cuánto cuesta censurar las cuentas, controlar contenidos, crear conocimiento, compartirlo con ciudadanos y comunicar con calidad. Son muchos términos que empiezan por C pero no son los que apuntó Eduardo, que desarrolló ampliamente la aportación en este campo de las 7 “C”de la comunicación, propuestas por los investigadores estadounidenses Scott Cutlip y Allen Center, como los elementos fundamentales para que un mensaje sea dado exitosamente:

  • Clara– Para que se entienda
  • Concisa– Para ahorrar tiempo
  • Concreta– Para centrar la atención
  • Correcta– Para generar confianza
  • Coherente– Para que tenga sentido
  • Completa– Para no generar dudas
  • Cortés– Porque la amabilidad abre puertas

A continuación os dejo las 10 reglas que debemos tener presentes en la relación con los periodistas. Aunque puedan parecer conocidas y obvias, no deben olvidarse.

La regla ocho no tiene desperdicio:” 8. El periodista puede utilizar alguna palabra o frase provocadora/sugerente con la intención de que la utilices en tu respuesta y así ponerlo en tu boca”.

Nota de sociedad

Los que hayáis notado que me encontráis “mas suelto” habéis acertado. El viernes próximo el Parlamento asturiano nombrará tres nuevos síndicos de cuentas. Seguiremos informando. Esperemos que por mucho tiempo …

3 comentarios en “Crear informes de auditoría que comuniquen bien: una labor difícil que puede mejorar

  1. ¿Derecho al experimento del auditor? Desde cuándo la auditoría está sujeta a experimentos?

    No, no cabe tal concepto. Más bien, la auditoría está sujeta al error. Pero difícilmente los auditores reconocen sus errores. Sí, hasta ahora los sesudos auditores están reconociendo que se equivocan, lo cual no tiene nada que ver con la experimentación. Se experimenta en un laboratorio, en condiciones creadas para verificar equis comportamiento, pero en auditoría no es posible, no tiene nada que ver con la experimentación. Y sí, España y Europa tendrían que mirar a lo que hace al otro del charco.

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    1. Apreciado Mario Alberto: se refiere a experimentar en la presentación y comunicación de los informes, que es como se denominaba el seminario. Recuerdo el primer vídeo-informe de la Cámara de Comptos de navarra sobre la recogida de residuos. Fue una original manera de conectar y divulgar las conclusiones pero debió grabarse durante el trabajo de campo, durante la recogida de información , etc. El informe sigue las pautas de las normas clásicas.

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