La Oficina de Cooperación Universitaria (OCU) es una sociedad pública que se constituyó hace diecisiete años por seis universidades públicas españolas. Su objetivo era implantar soluciones informáticas comunes para la gestión de las diversas áreas funcionales: económica, académica, de personal, de gestión de la investigación …. Hoy diríamos un ERP común para los centros de educación superior. 

Con el tiempo sus productos se fueron implantando en todas las universidades españolas y podemos afirmar que se ha convertido en la mayor empresa que haya salido de nuestras aulas. Una verdadera multinacional con gran presencia en América Latina. Cuando entras en su sede central te lo recuerdan varios relojes que indican, no sin cierto orgullo, la hora en las capitales donde tienen sede o clientes:desde Madrid hasta Santiago de Chile.

OCU cuenta, en sus diversas sedes, con trescientos trabajadores de alta cualificación. En Madrid, las oficinas centrales ocupan dos plantas de un moderno edificio en Hortaleza. Reconozco que tengo cierta querencia hacia ellos y, en 2004, les dediqué mi libro El régimen económico y financiero de las universidades (“a los empleados de OCU que transforman conocimiento en valor”).

No deja de ser sorprendente que sea un proyecto impulsado en las duras tierras de la meseta, por gestores (no por académicos o investigadores) lo mejor de nuestras spin-off. Un proyecto que comenzó con el capital social mínimo obligatorio ha transformado cada peseta invertida en un euro. La incorporación al accionariado del Banco de Santander, durante la década pasada, supuso un impulso y el reconocimiento por “los mercados”.

Entre los servicios que presta al sector de la educación superior, se encuentra crear soporte científico para determinadas soluciones tecnológicas (así, el Libro Blanco de los costes en las universidades) o para analizar el escenario futuro de las gestión universitaria (Tendencias Universidad 2020). También en reuniones de los profesionales de la administración universitaria.

Contabilidad analítica en Universidades

En ese marco, la semana pasada asistí en la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid al Comité científico académico de OCU para la implantación de un modelo de contabilidad analítica en las universidades españolas. Tras el saludo por parte del Gerente de la Universidad anfitriona y la exposición de objetivos de la reunión asistimos a diversas intervenciones de los ponentes de la tercera edición del Libro Blanco.

Primero fue la presentación de los avances del modelo contable definido en los documentos del nº 1 al nº 6 del Libro Blanco por Daniel Carrasco Díaz, así como los avances de la actualización del Documento nº 7 Indicadores de gestión en las universidades por Lourdes Torres Pradas y Vicente Pina Martínez.

Cuadro de mando universitario

Para traducir la estrategia institucional en unos pocos indicadores cuantitativos (monetarios y no monetarios) y planes de acción concretos, destaca una herramienta, sobre la que se han escrito con profusión: el Cuadro de Mando Integral (CMI) popularizado por Kaplan y Norton.

El CMI complementa los indicadores financieros de la actuación pasada con medidas de inductores de actuación futura: objetivos e indicadores que se derivan de la visión y estrategia de la Universidad y contemplan su actuación desde cuatro perspectivas: financiera, del cliente, el proceso interno y la del aprendizaje y crecimiento.

Pues bien, fue interesante la exposición de los avances de la actualización del Documento nº 8 Cuadro de mando integral por Antonio López Hernández, catedrático de contabilidad de la Universidad de Granada, que veis en la foto concluyendo con dos ideas esenciales, no por reiteradas menos importantes:  el modelo debe elaborarse con el apoyo del equipo directivo de la institución y la estrategia debe ejecutarse de forma consensuada al máximo. Todo el personal debe implicarse en el proceso, con apoyo en abundante herramienta informática.

Alertó de la necesidad de utilizar unos indicadores centrados tanto en el corto como en el largo plazo, así como de poner en marcha un sistema de recompensas (Contratos Programas) para llevarlo a cabo.

La clausura corrió a cargo de José Antonio Gonzalo Angulo, presidente del ICAC, catedrático de contabilidad que fue vicerrector económico de la Universidad de Alcalá y que presentó el contexto de los trabajos a realizar. Para ello se basó en el esquema del Modelo COSO, donde debe integrarse cualquier sistema de contabilidad analítica.