Visto el interés que despierta todo lo relativo a la Administración electrónica, he pedido unas reflexiones a Luis Miguel Jiménez Díaz, director ejecutivo de la Oficina de Cooperación Universitaria (OCU), una sociedad mercantil participada mayoritariamente por seis universidades públicas españolas.

En muchas universidades las actas ya son digitales; las matrículas y sus pagos se realizan a través de la web. La permanente cercanía a las nuevas tecnologías y la presión de unos clientes tan exigentes les hace muy permeables a estas iniciativas. 

La imagen que viene a la mente de cualquier persona cuando piensa en la gestión económica de la Universidad es generalmente la misma: papeles. Cuando tienes la ocasión de pasear por el rectorado de cualquier Universidad en España, si echas un vistazo rápido a cualquier área de trabajo o a cualquier despacho, puedes materializar esta visión: papeles por doquier. En las mesas, en las estanterías, archivados, sin archivar, firmados, sin firmar. Se pueden encontrar papeles de todo tipo y en cualquier situación.

Ya hace varios años que se concibió la idea de “la universidad sin papeles”, con el objetivo de que todos los trámites administrativos, no sólo los relativos a la gestión económica, se pudiesen llevar a cabo sin la necesidad de un soporte en papel. El tema ha sido debatido y propuesto en múltiples ocasiones, aunque el resultado, como indica la intuición, es que no se han realizado muchos avances. El motivo es simple: no se han conseguido implantar procedimientos legalmente válidos que sustituyan a los procedimientos soportados en papel.

Actualmente, la única alternativa a un documento en papel es un documento electrónico. Quizás en el futuro, con el avance de la tecnología, se inventen nuevas alternativas, pero en este momento, cualquier documento en papel sólo tiene la alternativa de un fichero informático, en uno u otro formato, que pueda ser visualizado desde un dispositivo electrónico, principalmente un ordenador personal.

A día de hoy, todas las universidades en España, públicas y privadas, utilizan sistemas informáticos para la gestión económica. Existen sistemas de contabilidad presupuestaria, financiera, de contratación, de inventario, e incluso sistemas globales de gestión que cubren todos los ámbitos. Lo que más puede llamar la atención a un profano en la materia es que la mayor parte de los papeles que maneja la Universidad en el ámbito de la gestión económica son generados por estos sistemas de información. Es decir, que el personal de la Universidad utiliza aplicaciones informáticas para generar documentos electrónicos cuya única misión es ser impresos. Es más, una vez realizada la impresión, el documento electrónico no tiene más valor que la seguridad de poder generar otra copia en papel o de poder generar otro documento impreso con ligeras modificaciones sobre el anterior.

Sólo hay un motivo por el cual los gestores siguen imprimiendo papeles después de generar los documentos con sistemas informáticos: la firma. Un documento sin firmar no tiene ninguna validez jurídica. No existe ninguna prueba de conformidad con el mismo y por tanto, no es resolutivo ante cualquier discrepancia. En el ámbito económico dentro de la Universidad, igual que en otros ámbitos, es imprescindible la firma de los documentos para garantizar la validez de los mismos. Por tanto, el gestor se ve obligado a imprimir los documentos generados para que la persona correspondiente lo firme, garantizando así la conformidad con su contenido.

Con la situación expuesta, cualquier persona llegaría a una conclusión obvia. Si el único motivo por el que se imprimen los documentos generados por medios electrónicos es su firma, ¿por qué no se utiliza la firma electrónica de documentos?. Desde el año 1999 existe la legislación (Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica) y la tecnología necesaria para garantizar la legalidad de los documentos firmados electrónicamente. ¿Por qué en este tiempo no se ha puesto en marcha?.

Existen, a mi juicio, dos motivos básicos por los que la firma electrónica no está implantada en los procesos de gestión económica en la Universidad, aunque debo decir que sí existen iniciativas puntuales en algunas Universidades.

El primero, porque aunque existe la legislación y las herramientas de firma electrónica necesarias, los sistemas de gestión económica de las universidades no han estado preparados para ello. Las aplicaciones estaban previstas para generar un documento impreso a partir de los datos que tenían almacenados, pero no estaban preparadas para generar un documento electrónico que pudiese ser firmado con certificados digitales.

El segundo, porque la propia sociedad aun no está preparada para trabajar con documentos electrónicos. La tecnología cada vez penetra más en la sociedad, pero hasta la fecha, somos muchos los que aun no disponemos de la formación y de las herramientas adecuadas. Por ejemplo, existen muchas empresas que no pueden emitir facturas electrónicas y que no tienen los medios necesarios para gestionar las recibidas. De esta forma, son muchas las ocasiones, realmente la mayoría, en las no queda más remedio que acudir al papel.

Poco a poco se van realizando avances que permiten resolver estos dos principales problemas:

– Los sistemas de gestión económica de las universidades cada vez son más modernos y ya empiezan a estar preparados para generar documentos que puedan firmarse electrónicamente y para comunicarse con los sistemas propios de firma electrónica.- La Administración General del Estado ya está implantando el DNI electrónico, que llegará a todos los ciudadanos, y desde hace ya bastantes años, a través de la FNMT, se facilitan certificados electrónicos a cualquier persona que lo solicite. Ambas acciones garantizan cada vez más el acceso de la sociedad a la firma digital. 

– Las últimas herramientas de firma electrónica ya disponen de mecanismos que permiten generar copias impresas de documentos firmados electrónicamente, a los que se les facilita una huella digital en forma de código de barras, que le da validez jurídica. Esta posibilidad es la vía adecuada para facilitar copias de documentos electrónicos a los interesados que no tengan la capacidad de procesarlos en su formato original.

Como se puede comprobar, los avances son cada vez mayores, pero aun está lejos el hito de eliminar los papeles en el ámbito de la gestión económica, y más el de llegar a “la Universidad sin papeles”.

Como en todas las cosas importantes de la vida, no se puede pretender que el cambio sea radical, y que hoy nos acostemos con la gestión económica actual y mañana nos levantemos sin pensar en los papeles. La adaptación debe llevarse a cabo poco a poco, involucrando a los diferentes agentes y concienciando a todos los miembros de la Universidad, y a los terceros que con ella se relacionan, de que la gestión electrónica es más segura, más ágil y más eficiente.

De cara a la implantación de medios electrónicos en la gestión económica, la recomendación más sensata que se puede hacer es “comencemos eliminando los papeles internos y ya llegaremos a eliminar los que nos relacionan con terceros”. A priori se puede pensar que los documentos internos en el ámbito de la gestión económica son pocos, pero existe un volumen muy superior al que inicialmente se pueda pensar. Por ejemplo: todos los documentos contables son internos a la Universidad, los partes de alta de inventario, la conformidad de las facturas, las justificaciones de gasto, las resoluciones en el ámbito de la contratación, las solicitudes para la adquisición de bienes, servicios o cualquier otro tipo, los informes económicos de seguimiento, los oficios de envío de documentación entre servicios y muchos otros que se podrían enumerar.

En realidad, en el ámbito que nos ocupa, a excepción de las facturas, contratos y otros documentos que deban intercambiarse con los proveedores, todos los documentos podrían gestionarse con relativa facilidad de forma electrónica. Gestionados éstos, y en la medida que avance la tecnología y la cultura del documento electrónico en la Universidad y en la sociedad, se podrá plantear la gestión electrónica del resto de documentación que se intercambia con terceros. Este planteamiento nunca debe hacer perder de vista la legislación vigente o la que pudiera surgir, que permite u obliga a la Universidad a mantener una relación con terceros por medios electrónicos. Por ejemplo, ya existe normativa que regula la gestión de facturas electrónicas, si bien no obliga por el momento a su utilización, y también está aprobado el Proyecto de Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas, que previsiblemente entrará en vigor en 2012, y que sí obligará a la universidad a disponer de medios electrónicos para su gestión con terceros.

El primer paso para avanzar en este terreno es la decisión. Una vez adquirido el compromiso de introducir medios electrónicos en la gestión económica, sólo hay que gestionar los recursos humanos disponibles en la Universidad para seleccionar las mejores herramientas y definir los planes más adecuados de puesta en marcha. Ya existen iniciativas en otros ámbitos de la Administración Pública: Agencia Tributaria, Congreso de los Diputados, etc., que garantizan que existen los medios técnicos adecuados y que es viable la gestión electrónica.

El objetivo de estas líneas, que quizás hayan permitido a algunos ver un camino por el que avanzar, es demostrar que la gestión económica sin papeles ya no es una utopía, es una realidad a medio plazo. Día a día, y sin darnos cuenta, se van dando pequeños pasos, tanto dentro como fuera de la Universidad, que nos permitirán, a la vuelta de unos años, ver que hemos recorrido el camino. Sabremos que hemos llegado al final cuando la imagen que viene a la mente de cualquier persona al hablar de gestión económica en la Universidad sea cualquiera excepto: papeles.